Back Office & Office Operations Manager (m/f/d)

Als Back Office & Office Operations Manager übernehmen Sie eine zentrale Rolle bei der Unterstützung der Büroorganisation für globale, regionale und lokale Teams vor Ort. Dabei unterstützen Sie das lokale Management-Team in wesentlichen Themen, indem Sie Projekte eigenverantwortlich leiten, die Qualität in den Bereichen Vertrags- und Reisemanagement sicherstellen, die Planung und Durchführung von Veranstaltungen verantworten sowie das Office Management operativ unterstützen. Diese Position konzentriert sich auf die Optimierung von Prozessen in allen unterstützenden administrativen Bereichen, fördert effizientes Teamarbeiten und gewährleistet einen reibungslosen Ablauf aller Aufgaben zur Begleitung des Managements und der Büroorganisation.

Ihr Aufgabenbereich umfasst:

• Sie verantworten umfassend das Travel Management, einschließlich Bahn-, Flug- und Hotelbuchungen sowie der Reisekosten- und A1-Prozesse.
• Sie verfügen über Erfahrung im Umgang mit SAP, insbesondere beim Anlegen und Nachverfolgen von Bestellungen (Purchase Orders) sowie bei der systemseitigen Unterstützung von Einkaufs- und Rechnungsprozessen.
• Ebenso betreuen Sie das Vertragsmanagement für Office-, Service- und Lieferantenverträge, einschließlich Verwaltung, Verlängerungen und Fristenkontrolle.
• In enger Abstimmung mit Finance übernehmen Sie die Prüfung und Validierung von Rechnungen.
• Sie begleiten professionell und regelkonform den Umgang mit Themen rund um Parallelimporte und Trademark-Fragestellungen in enger Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen wie Legal, Finance und Supply Chain.
• Zudem pflegen und fördern Sie die Weiterentwicklung von Office-Prozessen, Richtlinien und Dokumentationen.

Front Office Vertretung

• Sie vertreten das Front Office bei Abwesenheiten (Besucherempfang, Organisation, Schnittstelle zu Dienstleistern) und stellen einen professionellen, reibungslosen Office‑Ablauf sicher

Projekt‑ & Management Support

• Sie unterstützen das operative Projektmanagement für das lokale Management Team (z. B. Office‑Projekte, Umzüge, Events)
• Sie koordinieren externe Partner und interne Stakeholder
• Sie bereiten Entscheidungsgrundlagen, Übersichten und Status‑Reports vor

Digitale & AI‑gestützte Weiterentwicklung (Ergänzung aus AI‑Sicht)

• Sie nutzen digitale Tools zur Prozessautomatisierung (z. B. Reise‑, Rechnungs‑, Vertragsübersichten)
• Sie wirken bei der Einführung von AI‑gestützten Workflows (z. B. Vertragsfristen‑Tracking, Standardreports) mit
• Sie optimieren kontinuierlich Abläufe im Sinne von Effizienz, Compliance und Nutzerfreundlichkeit

Diese Kenntnisse bringen Sie mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Bachelorstudium der BWL.
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Back Office / Office Management / Operation.
• Sehr gute Kenntnisse Vertragsmanagement und Veranstaltungsbereich.
• Eine strukturierte, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise zeichnen Sie aus.
• Kommunikation ist Ihre Stärke! Sie sind eine überzeugende Persönlichkeit und ein kooperativer Teamplayer.
• Sie arbeiten mit Diskretion und Eigenverantwortung, dabei sind Sie ein Organisationstalent.
• Sie sind sicher im Umgang mit MS Office und SAP; Sie haben eine Affinität zu digitalen Tools und Prozessen. Professionelle Englischkenntnisse (C‑Level) runden Ihr Profil ab.

Unser Angebot an Sie:

• Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in Vollzeit.
• Vielfältige Möglichkeiten sich fachlich zu entfalten und weiterzubilden.
• Eine offene Unternehmenskommunikation mit flachen Hierarchien.
• Attraktive Bezahlung, sowie ein zusätzliches Paket an Sozialleistungen
• 30 Urlaubstage pro Jahr.
• Frisches Obst, Kaffee & Tee.
• Und ein großartiges Team!

Wir suchen zum nächstmöglichen Eintrittstermin eine/n Back Office & Office Operations Manager (m/f/d) für den Bürostandort in Köln, sowie für unsere Vertriebsorganisation.

Ihr Ansprechpartner ist: Frau Sabine Schlichter Hein (HR Business Partner) +49 1511 4716 697 (Selbstverständlich behandeln wir Ihre Bewerbung vertraulich)

• Back Office & Office Operations Manager (m/f/d)
• Köln
• Vollzeit
• 1 - 2 Jahre Berufserfahrung
• Bachelor Abgeschlossene Berufsausbildung Kaufmännischer Bereich Andere Veröffentlicht am 20.04.2026