Customer Care Admin (F/D/M)

Als CUSTOMER CARE ADMIN (M/W/D) bist du die erste Anlaufstelle für unsere Kund:innen und begleitest jede Bestellung von der ersten Anfrage bis zur Bezahlung. Du bist die serviceorientierte Schnittstelle zwischen Apotheken, Großhändlern, Vertrieb, Logistik und Finance und sorgst dafür, dass unsere Prozesse reibungslos laufen.

• Du betreust Apotheken, Ärzt:innen und Großhändler am Telefon und per E-Mail, z. B. bei Fragen zu Lieferstatus, Erstbestellungen und allgemeinen Produktinformationen.
• Du nimmst Bestellungen entgegen, prüfst sie und erfasst sie fehlerfrei im ERP-System.
• Du qualifizierst neue Kund:innen: Du prüfst und legst Stammdaten an, reichst sie zur Genehmigung ein und richtest Zugänge zu unseren Bestellplattformen ein.
• Du koordinierst Retouren und Lieferungen mit unseren Logistikdienstleistern und verfolgst sie bis zum Abschluss nach.
• Du bearbeitest Rechnungen, Gutschriften, Stornierungen und Korrekturen sauber und nachvollziehbar dokumentiert.
• Du nimmst Reklamationen, qualitätsrelevante Meldungen und medizinische Anfragen auf und leitest sie zügig an die zuständigen Fachabteilungen weiter. Außerdem stellst du Kund:innen qualitätsrelevante Dokumente wie Chargenzertifikate bereit.

• Du bist kundenorientiert und gehst auf Anliegen am Telefon und schriftlich freundlich und lösungsorientiert ein.
• Du ergreifst Eigeninitiative und denkst mit, statt nur abzuarbeiten.
• Du behältst auch bei vielen parallelen Anfragen einen kühlen Kopf und priorisierst gut.
• Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und genau, gerade wenn es um Daten und Dokumentation geht.
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. NICE TO HAVE
• Du bringst erste Erfahrung im Kundenservice mit (B2B oder B2C).
• Du hast bereits mit einem ERP-System gearbeitet.

WORAUF DU DICH FREUEN KANNST

• Wir bieten dir flexible Arbeitszeiten in einem innovativen und agilen Arbeitsumfeld.
• Wir bieten dir die Option auf remote Work (2 Wochen pro Quartal, in Q1 4 Wochen - egal ob EU oder non-EU)
• Wir pflegen einen unkomplizierten Umgang miteinander in flachen Hierarchien und mit kurzen Entscheidungswegen.
• Wir wollen eine offene Kultur und agile Arbeitsweisen gestalten, mit viel Raum zum Gestalten und Platz für deine Ideen.
• Wir bezahlen fair - orientiert an deiner Qualifikation und Erfahrung.
• Wir bieten interne und externe Weiterentwicklungsmöglichkeiten, denn Stillstand bedeutet Rückschritt.
• Wir leben eine Fehlerkultur mit dem Motto “Fail fast”, denn Fehler machen uns besser, wenn wir transparent damit umgehen und daraus lernen.
• Wir supporten deine USC Mitgliedschaft oder dein Deutschland Ticket oder bezuschussen deine Mobilität mit 49 EUR - you choose.
• Du bekommst bei uns Discount auf unsere vaay Produkte und unseren avaay Merch.
• Wir organisieren Teamevents & Corporate Volunteering für jede Menge Spaß & Purpose neben der Arbeit.

Wichtig: Wir setzen uns für Chancengleichheit ein und heißen jede:n herzlich willkommen. Solltest du Anpassungen im Bewerbungsprozess benötigen, teile uns dies jederzeit & gerne mit. Während Personen aus traditionell marginalisierten Gruppen dazu neigen, sich nur zu bewerben, wenn sie alle Kriterien erfüllen, zeigen Studien, dass Männer sich eher auf eine Stelle bewerben, wenn sie mindestens 60 % der geforderten Kriterien erfüllen.