Direktionsassistenz (d/m/w) im Büro des Generaldirektors

Die Aufgaben im Büro des Generaldirektors umfassen administrative, organisatorische und beratende Tätigkeiten in Verwaltung, Forschung und Wissenschaft und das Team ist direkt der Büroleitung unterstellt.

• aktive und professionelle Erledigung vielfältiger Aufgaben im Büro des Generaldirektors in enger Abstimmung mit der Büroleitung
• Unterstützung im allgemeinen Tagesgeschäft im Büro des Generaldirektors
• Koordination und Organisation von Terminen und Besprechungen sowie Vorbereitung von Sitzungs- und Präsentationsunterlagen für unterschiedliche Gremien
• Protokollführung von Beratungen und sonstigen Sitzungen
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs und selbständige Beantwortung von anfallenden Korrespondenzen in deutscher und englischer Sprache
• Entgegennahme von Telefonaten und Erteilen von Auskünften in deutscher und englischer Sprache
• Koordination des Empfangsbereiches und Betreuung von Gästen
• Erledigung und Vorbereitung von diversem Schriftverkehr für den Generaldirektor und die Büroleitung sowie dessen strukturierte Ablage
• Erstellung und Qualitätssicherung protokollarisch sensibler Korrespondenz, u.a. Einladungen, Dankschreiben, Schirmherrschaftsersuchen im Namen des Generaldirektors
• Planung und Vorbereitung von Dienstreisen für den Generaldirektor inkl. Antragsstellung und Abrechnung
• Mitarbeit bei der Vorbereitung und Organisation von Veranstaltungen und Ausstellungseröffnungen sowie Betreuung von Gästen
• Gäste- und Einladungsmanagement unter Anwendung des zentralen Adressmanagementsystems
• Unterstützung in haushaltsrechtlichen Belangen (Budgetüberwachung, Bestellung von Büromaterial, Angebotseinholung, Rechnungsprüfung, etc.)
• Archivierung von Akten und Unterlagen

• abgeschlossene Berufsausbildung im Büro- oder Verwaltungssektor bzw. eine vergleichbare Qualifikation und Eignung aufgrund vorliegender Fachkenntnisse und einschlägiger Erfahrungen im Bereich Sekretariat / Verwaltung / Assistenz
• Berufserfahrung und eigenverantwortliche Tätigkeit in Sekretariaten oder in Assistenzfunktionen, vorzugsweise im kulturellen Umfeld oder starkes Interesse sich einzuarbeiten
• freundliches und direktes Auftreten gegenüber Besucher/-innen und Mitarbeiter/-innen
• selbstständige, sorgfältige, strukturierte sowie proaktive Arbeitsweise und schnelle Auffassungsgabe auch von komplexen Sachverhalten
• Einsatzbereitschaft, Flexibilität, Belastbarkeit
• selbstständiges Arbeiten mit hoher Fach- und Sozialkompetenz
• sichere Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Fremdsprachen wünschenswert
• sicherer Umgang mit Office-Software und Internetanwendungen, Umgang mit digitalem Datenmanagement und Softwareanwendungen erwünscht
• Teamfähigkeit kombiniert mit einem sicheren, freundlichen und zuvorkommenden Auftreten

Wir bieten

Staatliche Kunstsammlungen Dresden Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung Publiziert: 16.10.2026 Publizierung bis: 15.11.2026

• Die regelmäßige Arbeitszeit beträgt 40 Wochenstunden. Der Arbeitsplatz ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigung (mindestens 30 Wochenstunden) geeignet. Bei entsprechenden Bewerbungen erfolgt die Überprüfung, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten entsprochen werden kann.
• Arbeitsvertrag nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L)
• 30 Tage Urlaub, dienstfreie Tage am 24.12. und 31.12. sowie Jahressonderzahlung
• flexible Arbeitszeitgestaltung und Möglichkeit des mobilen Arbeitens lt. Dienstvereinbarung
• betriebliche Altersvorsorge über die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
• Job-Ticket oder Zuschuss Deutschlandticket
• kostenfreier Besuch der SKD-Museen und Sammlungen für alle Mitarbeitenden
• zahlreiche attraktive museumsinterne Veranstaltungen + Sonderausstellungen
• ein breites Spektrum an Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• berufliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten innerhalb der Abteilungen/Museen und im gesamten Verbund der SKD
• Angebote der Gesundheitsförderung
• sonstige Vergünstigungen bei lokalen Anbietern