Executive Personal Assistant / Mehr als Assistenz: Rechte Hand des Geschäftsführers (m/w/d)

Die Rolle verbindet klassische Executive-Assistant-Aufgaben mit Projektmanagement, Immobilien- und Investitionsthemen sowie der Weiterentwicklung unserer internen Prozesse. Du bist die zentrale Schnittstelle für die Geschäftsführung: Du organisierst, priorisierst und hältst nach. Du entlastest unseren Geschäftsführer im Tagesgeschäft und begleitest Projekte von der ersten Recherche bis zum Abschluss. Wir suchen keine reine Sekretariatskraft, sondern jemanden, der mitdenkt und Dinge eigenständig voranbringt. Dein Schwerpunkt liegt auf der persönlichen Zusammenarbeit vor Ort in unserem Düsseldorfer Büro; nach Absprache ist gelegentliches mobiles Arbeiten möglich. Organisation der Geschäftsleitung

• Du koordinierst Termine und Meetings und bereitest sie vor und nach.
• Du hältst Aufgaben, Fristen und vereinbarte Maßnahmen nach – und sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt.
• Du verantwortest die Office-Organisation und die administrativen Abläufe.
• Du bist erste Ansprechperson für Geschäftspartner, Dienstleister und Berater. Projekte und Entscheidungsvorbereitung
• Du recherchierst Informationen, analysierst Daten und bereitest sie zu klaren Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Reportings auf.
• Du übernimmst Ad-hoc-Themen und bringst sie schnell und sauber zum Ergebnis.
• Du koordinierst Projekte rund um unser Immobilienportfolio und unsere Beteiligungen, inklusive Abstimmung mit Mietern, Handwerkern, Architekten und Partnern.
• Du übernimmst nach Einarbeitung eigene kleine Projekte in Verantwortung. Kommunikation und Prozesse
• Du betreust unsere Website und erstellst Inhalte für Newsletter, LinkedIn und die Geschäftskommunikation.
• Du erkennst, wo Abläufe hakeln, und verbesserst sie – gern mit digitalen Tools, Automatisierung und KI-Anwendungen.

• Mehrjährige Erfahrung in der Assistenz der Geschäftsführung, im Office Management oder in einer vergleichbaren Rolle.
• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium; Erfahrung im Immobilien- oder Investmentumfeld ist ein Plus, aber kein Muss.
• Du bist ein echtes Organisationstalent: Du priorisierst sicher, behältst viele parallele Themen im Blick und arbeitest strukturiert und sorgfältig.
• Du arbeitest eigenständig, denkst voraus und weißt, wann du selbst entscheidest und wann du Rücksprache hältst.
• Du schreibst stilsicheres Deutsch und kommunizierst sehr gut auf Englisch.
• Du arbeitest sicher mit MS Office und Online-Tools wie CRM oder Asana
• Du hast Freude daran, neue digitale und KI-gestützte Tools auszuprobieren und sinnvoll in den Arbeitsalltag zu integrieren. Erste praktische Erfahrung mit ChatGPT oder Claude ist ein Plus
• Diskretion, Zuverlässigkeit und ein souveränes, freundliches Auftreten sind für dich selbstverständlich.
• Auch unter Zeitdruck behältst du einen kühlen Kopf mit einer positiven Arbeitseinstellung

Vorteile

• Direkte Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer und Einblick in unternehmerische Entscheidungen
• Eine außergewöhnlich vielseitige Position zwischen Assistenz, Projektmanagement und Investments
• Viel Eigenverantwortung und die Möglichkeit, eigene Projekte zu übernehmen
• Kurze Entscheidungswege in einem kleinen, professionellen Team
• Raum, Prozesse aktiv zu verbessern und neue digitale bzw. KI-gestützte Lösungen einzuführen
• Unbefristete Festanstellung und leistungsgerechte Vergütung
• Moderner Arbeitsplatz in Düsseldorf
• Individuelle Weiterbildung und Entwicklungsmöglichkeiten