Personal Assistant / Office Manager (m/w/d)

In dieser vielseitigen Position als Personal Assistant / Office Manager unterstützen Sie den reibungslosen Tagesablauf unserer englischen Geschäftsführung. Zusätzlich übernehmen Sie administrative sowie organisatorische Aufgaben im Office- und Back-Office und sorgen somit dafür, dass interne Abläufe effizient funktionieren, Termine koordiniert und Ansprechpartner professionell betreut werden.

• Termin- und E-Mail-Verwaltung: Verwaltung komplexer und sich häufig ändernder Termine ; Koordination von Terminen/Besprechungen ; Überwachung der E-Mail-Korrespondenzen und Priorisierung der Kommunikation, um ein effektives Zeitmanagement zu gewährleisten.
• Koordination von Meetings und Protokollführung: Organisation/Koordination von Meetings der Geschäftsleitung und des Managementteams ; Erstellung von Tagesordnungen und Begleitunterlagen ; sorgfältige Protokollführung und Dokumentation wichtiger Diskussionen, Beschlüssen und Maßnahmen sowie Verteilung der Sitzungsprotokolle ; Sicherstellung der fristgerechten Weiterleitung und Nachverfolgung noch ausstehender Maßnahmen.
• Reisen und Unterkünfte: Koordination der Geschäftsreisen - einschließlich Transport, Unterkunft und detaillierter Reisepläne, um eine reibungslose Reiselogistik und eine effiziente Terminplanung zu gewährleisten.
• Veranstaltungsmanagement und Gästebetreuung: Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Firmenveranstaltungen, Führungskräfteveranstaltungen inklusive Bewirtungsmaßnahmen, Koordination der Logistik und Gewährleistung eines professionellen Erlebnisses für die Teilnehmer.
• Berichte und Dokumentation: Erstellung, Formatierung und Pflege professioneller Berichte, Präsentationen, Korrespondenz und Geschäftsunterlagen zur Unterstützung der Entscheidungsfindung der Führungskräfte und der internen Kommunikation.
• Vertrauliche und persönliche Unterstützung: Diskreter Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen sowie zuverlässige, professionelle und persönliche administrative Unterstützung des Geschäftsführers.
• Projekt- und Geschäftsunterstützung: Unterstützung bei Geschäftsprojekten und operativen Initiativen ; Koordinierung von Aktivitäten, Überwachung des Fortschritts und Unterstützung bei der fristgerechten Umsetzung wichtiger Ziele.
• Professioneller Austausch mit internen Teams, der Geschäftsleitung und externen Ansprechpartnern, um eine effektive Kommunikation zu fördern und positive Arbeitsbeziehungen zu pflegen.
• Prioritätensetzung und Problemlösung: Proaktiver Umgang mit konkurrierenden Anforderungen, Reaktion auf kurzfristige Änderungen und Bewältigung von terminlichen oder administrativen Herausforderungen, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten.

Wichtig: Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind für diese Position unerlässlich.

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich
• Mindestens 2-3 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Rolle mit branchenspezifischem Wissen
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Bereitschaft, auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten erreichbar zu sein, beispielsweise bei dringenden Anliegen der Geschäftsführung
• Souveräner Umgang mit den üblichen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie sicheres Auftreten als Ansprechpartner für interne und externe Kontakte
• Hohe Sorgfalt und Präzision im Arbeitsstil
• Selbstständige, genaue und effektive Arbeitsweise

Wir bieten

• Ein hervorragendes Arbeitsklima in einem hoch motivierten Team
• Attraktive Bezahlung
• Stabilität und Zukunftssicherheit durch einen unbefristeten Arbeitsvertrag
• Anspruchsvolle und eigenverantwortliche Tätigkeit in einer dynamisch wachsenden Firmengruppe
• Eine offene, gesunde und freundliche Firmenkultur
• Zentrale Lage mit optimaler Verkehrsanbindung