Assistenz & Office Management (m/w/d)

Kommunikation & allgemeine Büroorganisation

• Entgegennahme, Zuordnung und Weiterleitung von Post, E-Mails und Telefonaten
• Allgemeiner Schriftverkehr und Korrespondenz
• Empfang und Bewirtung von Besuchern und Gästen
• Versand und Entgegennahme von Paketen
• Terminvereinbarung und -koordination

Projektdokumentation & Bauunterlagen

• Entgegennahme, Bearbeitung und Weiterleitung von Baubesprechungsprotokollen
• Weiterleitung von SiGeKo-Protokollen und Revisionsunterlagen
• Bearbeitung und Weiterleitung von Prüfbüchern
• Anlage neuer Projektordner für Bauvorhaben sowie Pflege interner Projektlisten
• Ablage und Archivierung von Dokumenten Verwaltung von Holzzertifizierungen

Rechnungswesen & Bürgschaften

• Bearbeitung von Eingangsrechnungen – Erfassung, Prüfung und Weiterleitung
• Bearbeitung von Nachtragsbeauftragungen sowie Erstellung von Nachträgen
• Versand und Rückforderung von Bürgschaften
• Einscannen und digitale Ablage von Kassenbelegen und Quittungen

Beschaffung & Verwaltung

• Bestellung von Verbrauchsmaterialien, Getränken und Mittagessen
• Bestellung von Containern und Betriebsmaterial (z. B. Prüfbücher)
• Pflege und Nachbestellung von Reinigungsmaterial für die Verwaltung

Interne Serviceleistungen

• Hotelbuchungen und Reiseorganisation
• Pflege von Monteurs- und Einsatzkalendern sowie interner Beschriftungs- und Ablagesysteme
• Organisation und Vorbereitung interner Veranstaltungen (z. B. Sommerfest)
• Erstellung und Aktualisierung allgemeiner Aushänge und Informationsmaterialien

Fachliche Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Bürokaufmann/-frau oder vergleichbar
• Berufserfahrung in einer Sekretariats- oder Assistenzfunktion, idealerweise in einem handwerklichen oder baunahen Unternehmen
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel

Fachliche Kompetenzen

• Erfahrung in der Dokumentenverwaltung und Ablageorganisation
• Grundverständnis für kaufmännische Abläufe, insbesondere Rechnungsbearbeitung und Bürgschaftsmanagement
• Kenntnisse im Umgang mit projektbezogenen Unterlagen von Vorteil

Persönliche Kompetenzen

• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit und Sorgfalt auch bei vielfältigen parallelen Aufgaben
• Kommunikationsstärke und freundliches Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
• Eigeninitiative und Bereitschaft zur gegenseitigen Vertretung innerhalb des Sekretariats

Wir bieten

• Eine abwechslungsreiche Schlüsselfunktion mit vielfältigem Aufgabenspektrum
• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und ein eingespieltes Team
• Ein etabliertes Unternehmen für hochwertige Fenster- und Türenlösungen
• Attraktive Vergütung und unbefristete Anstellung
• Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit Raum für Eigeninitiative