Job-Nr. 67920687

Assistenz & Office Management (m/w/d)

Portawin GmbH vor 1 Wochen

Voll- oder Teilzeit

StandortEssen, Nordrhein-Westfalen

Kommunikation & allgemeine Büroorganisation

Entgegennahme, Zuordnung und Weiterleitung von Post, E-Mails und Telefonaten
Allgemeiner Schriftverkehr und Korrespondenz
Empfang und Bewirtung von Besuchern und Gästen
Versand und Entgegennahme von Paketen
Terminvereinbarung und -koordination Projektdokumentation & Bauunterlagen
Entgegennahme, Bearbeitung und Weiterleitung von Baubesprechungsprotokollen
Weiterleitung von SiGeKo-Protokollen und Revisionsunterlagen
Bearbeitung und Weiterleitung von Prüfbüchern
Anlage neuer Projektordner für Bauvorhaben sowie Pflege interner Projektlisten
Ablage und Archivierung von Dokumenten
Verwaltung von Holzzertifizierungen Rechnungswesen & Bürgschaften
Bearbeitung von Eingangsrechnungen – Erfassung, Prüfung und Weiterleitung
Bearbeitung von Nachtragsbeauftragungen sowie Erstellung von Nachträgen
Versand und Rückforderung von Bürgschaften
Einscannen und digitale Ablage von Kassenbelegen und Quittungen Beschaffung & Verwaltung
Bestellung von Verbrauchsmaterialien, Getränken und Mittagessen
Bestellung von Containern und Betriebsmaterial (z. B. Prüfbücher)
Pflege und Nachbestellung von Reinigungsmaterial für die Verwaltung Interne Serviceleistungen
Hotelbuchungen und Reiseorganisation
Pflege von Monteurs- und Einsatzkalendern sowie interner Beschriftungs- und Ablagesysteme
Organisation und Vorbereitung interner Veranstaltungen (z. B. Sommerfest)
Erstellung und Aktualisierung allgemeiner Aushänge und Informationsmaterialien

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Bürokaufmann/-frau oder vergleichbar
Berufserfahrung in einer Sekretariats- oder Assistenzfunktion, idealerweise in einem handwerklichen oder baunahen Unternehmen
Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel Fachliche Kompetenzen
Erfahrung in der Dokumentenverwaltung und Ablageorganisation
Grundverständnis für kaufmännische Abläufe, insbesondere Rechnungsbearbeitung und Bürgschaftsmanagement
Kenntnisse im Umgang mit projektbezogenen Unterlagen von Vorteil Persönliche Kompetenzen
Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise
Zuverlässigkeit und Sorgfalt auch bei vielfältigen parallelen Aufgaben
Kommunikationsstärke und freundliches Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
Eigeninitiative und Bereitschaft zur gegenseitigen Vertretung innerhalb des Sekretariats