Kaufmännische Assistenz für unser Family Office (m/w/d)

Ihre Aufgaben

Als Assistenz für unser Family Office (inklusive Finanzbuchhaltung) entlasten Sie das Team in allen organisatorischen Belangen und übernehmen insbesondere folgende Aufgaben:

• Terminkoordination und Kalenderführung, Organisation von Besprechungen
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Erstellung von Unterlagen und Protokollen
• Führen von Geschäftskorrespondenzen
• Wiedervorlagen überwachen, Einholen zeichnungsrelevanter Unterlagen, digitale Aktenführung
• Überwachung von Verträgen und Fristen
• organisatorische Unterstützung der Finanzbuchhaltung, z. B. Zusammenstellen von Unterlagen für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer
• Führen von Kostenübersichten
• Schnittstelle zu internen Abteilungen und externen Dienstleistern

Ihr Profil

Sie verfügen mindestens über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

• gute Englischkenntnisse
• fundierte MS Office Kenntnisse (insbesondere Word und Excel) erforderlich
• KI-Affinität und Freude daran, digitale Tools und KI-Anwendungen sinnvoll im Arbeitsalltag einzusetzen
• Zuverlässigkeit, Flexibilität und Diskretion
• selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• kaufmännisches Grundverständnis, ein gutes Verhältnis zu Zahlen und Verträgen
• hohes Maß an Eigeninitiative, Kommunikations- und Teamfähigkeit

Wir bieten

Wir bieten

einen sicheren Vollzeit-Arbeitsplatz mit 40-Stunden Woche sowie

• umfassende Einarbeitung in moderner Arbeitsumgebung,
• kurze Entscheidungswege und teamorientiertes Arbeiten, flache Hierarchie
• motivierte Kollegen in guter Arbeitsatmosphäre mit niedriger Fluktuation,
• Teamevents
• TG-Stellplatz und Deutschlandticket
• zentrale Lage in der Kölner Innenstadt mit guter Infrastruktur.