Kaufmännische Büroleitung / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

In dieser Position übernehmen Sie eine zentrale Rolle im Unternehmen und tragen maßgeblich zur reibungslosen Organisation und Steuerung der kaufmännischen Abläufe bei.

Organisation & Administration

• Eigenständige Organisation und Koordination des gesamten Büroalltags
• Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung
• Termin-, Kalender- und Fristenmanagement
• Professionelle schriftliche und telefonische Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie interne Verteilung Strukturierte digitale und analoge Ablage

Kaufmännische Aufgaben

• Erstellung, Bearbeitung und Prüfung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen
• Rechnungsprüfung sowie Mahnwesen
• Konten- und Belegverwaltung
• Unterstützung im Zahlungsverkehr
• Reisekostenabrechnungen

Personalorganisation (ca. 40 Mitarbeitende)

• Verantwortung für die administrative Personalorganisation
• Pflege und Verwaltung der Personalakten
• Urlaubs-, Krankheits- und Abwesenheitsverwaltung
• Vorbereitende Lohnbuchhaltung in Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro
• Ansprechpartner:in für personalrelevante Fragestellungen der Mitarbeitenden

Controlling & Geschäftsführungsunterstützung

• Vorbereitendes Controlling (z. B. Kostenübersichten, Auswertungen, Reports)
• Zuarbeit für betriebswirtschaftliche Entscheidungen
• Unterstützung bei der Optimierung kaufmännischer Prozesse und Büroabläufe
• Übernahme von Sonder- und Projektaufgaben nach Anweisung der Geschäftsführung

Allgemeines

• Zentrale Telefonannahme und erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen
• Mitverantwortung für Ordnung, Struktur und ein professionelles Erscheinungsbild der Büroumgebung

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Büroorganisation, kaufmännische Leitung oder Assistenz der Geschäftsführung
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook)
• Erfahrung mit Buchhaltungs-, Lohn- oder ERP-Systemen wünschenswert Strukturierte, selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise Organisationsstärke, Durchsetzungsvermögen und Diskretion Professionelles Auftreten und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit

Benefits

• Eine verantwortungsvolle Vollzeitposition mit klaren Zuständigkeiten
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Eigenverantwortliches Arbeiten mit Gestaltungsspielraum
• Leistungsgerechte Vergütung
• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem etablierten Unternehmen Kollegiales Arbeitsumfeld und kurze Entscheidungswege