Mitarbeiter/-in (w/m/d) Vorzimmer (Bürokaufmann/-frau)

Als Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter im Vorzimmer des Fachdienstes Digitalisierung sind Sie die zentrale organisatorische Schnittstelle der Fachdienstleitung und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft und unterstützen darüber hinaus die Haushaltsführung des Fachdienstes. In dieser vielseitigen Tätigkeit tragen Sie mit Ihrer strukturierten und serviceorientierten Arbeitsweise dazu bei, die Digitalisierung und Weiterentwicklung der Verwaltung aktiv mitzugestalten. Bei uns erwartet Sie ein moderner, abwechslungsreicher Arbeitsplatz und die Chance, Ihre Ideen einzubringen und Veränderung voranzutreiben – wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Was Sie aktiv vorantreiben:

• Vorzimmertätigkeiten (administrativ und organisatorisch) - Erledigen des allgemeinen Schriftverkehrs für die Fachdienstleitung
• Koordinieren und Überwachen der Termine für die Fachdienstleitung
• Bearbeiten und Kontrollieren der Ein- und Ausgangspost sowie -verteilung (digital und analog)
• Koordinieren und Organisieren von Dienstreisen, Fachmessen und Schulungen innerhalb des Fachdienstes
• Registrieren und Verwalten von Schriftgut einschließlich Archivieren
• Organisieren von Veranstaltungen einschließlich Einladungen, Raumbuchung, Vorbereiten von Unterlagen, Erstellen des Protokolls
• Haushaltsdurchführung - Erfassen und Buchen von Geschäftsvorfällen im gesamten doppischen Haushalt des Fachdienst Digitalisierung sowie Prüfen der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit
• Erfassen von Investitionen und weiteren Angaben für die Anlagebuchhaltung - Mitwirken bei der Erarbeitung von außer- und überplanmäßigen Aufwänden und Auszahlungen

Was Sie für Ihren Einstieg mitbringen:

• abgeschlossene Berufsausbildung zum/-r Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Berufsausbildung im Bürobereich in einem für die o.g. Aufgaben förderlichen Berufsfeld verbunden mit nachgewiesener Assistenzerfahrung
• Deutschkenntnisse auf dem Niveau C1, wenn nicht Muttersprache

Was Sie auszeichnet:

• versierte Kenntnisse und Erfahrungen in der Anwendung arbeitsplatzbezogener PC-Software (MS-Office - Word, Excel, Outlook, Ticketsysteme)
• sichere Beherrschung der deutschen Rechtschreibung/Grammatik
• ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit
• strukturierte, selbstständige und gewissenhafte Arbeitsweise
• Verlässlichkeit und ausgeprägtes Organisationstalent
• Affinität zu Themen der Digitalisierung und Datenverarbeitung

Ergänzende Informationen:

Anforderungen an den Bewerber:

• Erweiterte Kenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten,
• Terminplanung, -überwachung,
• Besprechungsvorbereitung, -organisation,
• Büroorganisation,
• Büromanagement,
• Korrespondenz

Wir überzeugen mit:

• sinnstiftende Tätigkeit mit gesellschaftlichem Mehrwert
• attraktives Entgelt nach TVöD (VKA) und einer jährlichen Sonderzahlung
• zusätzlicher Betriebsrente (ZMV) und vermögenswirksamen Leistungen
• Sachbezugskarte mit jährlich bis zu 816 € steuer- und sozialversicherungsfrei
• vergünstigten Mitarbeiterangeboten über die Vorteilsplattform Corporate Benefits
• Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben durch flexible Arbeitszeiten und der Möglichkeit, im Umfang von bis zu 50% mobil zur arbeiten
• 30 Urlaubstage, zusätzliche arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12.
• jährlichen Teamevents
• gelebte Personalentwicklung sowie betriebliche Gesundheitsförderung
• individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Fahrradleasing
• kostenfreien und ortsnahen Stellplätze – für Fahrrad und Auto - Möglichkeit einer Nebentätigkeit

In Ihrer Tätigkeit im Vorzimmer des Fachdienstes Digitalisierung unterstützen Sie die Fachdienstleitung bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben und sorgen als Organisationstalent für einen reibungslosen Ablauf im Fachdienst. Als zentrale Ansprechperson stehen Sie Mitarbeitenden, Besuchenden und externen Partnern serviceorientiert zur Seite.

Mitarbeiter/-in (w/m/d) Vorzimmer

• Arbeitsort: Wismar/Grevesmühlen 🕒
• Arbeitszeit: Vollzeit mit 39 Stunden/Woche 🔜
• Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt €
• Entgeltgruppe: bis zur EG 5 TVöD-VKA (https://oeffentlicher-dienst.info/c/t/rechner/tvoed/vka?id=tvoed-vka-2025&matrix=1) ⏳
• Befristung: befristet für die Dauer des Mutterschutzes und der Elternzeit der Stelleninhaberin 🗓️ Bewerbungsfrist: 28.07.2026

Weitere Hinweise

Flexible Arbeitszeitmodelle: Eine Beschäftigung in Teilzeit ist, soweit dienstliche Belange es zulassen, grundsätzlich möglich. Wir fördern Vielfalt: Der Landkreis Nordwestmecklenburg fördert die Gleichstellung und die Vielfalt der Beschäftigten. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung oder Gleichstellung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bitte fügen Sie einen entsprechenden Nachweis bei. Auch Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich willkommen. Berücksichtigung Ihrer Berufserfahrung: Zur Ermittlung der individuellen tariflichen Erfahrungsstufe berücksichtigen wir Ihre bisherige Berufserfahrung. Dienstreisen: Wir erwarten die Bereitschaft, für dienstliche Fahrten im Arbeitsalltag das eigene Fahrzeug zu nutzen, sofern kein Dienstwagen zur Verfügung steht. Eine Erstattung erfolgt gemäß Landesreisekostengesetz M-V. Befristung: Die Befristung richtet sich nach § 21 BEEG. Interne Bewerbungen: Bei Beschäftigten der Landkreisverwaltung Nordwestmecklenburg prüfen wir im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten die Option einer (befristeten) Umsetzung. **Datenschutz: **Mit der Übersendung Ihrer Bewerbungsunterlagen erklären Sie sich mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Auswahlverfahrens einverstanden. Details zum Datenschutz finden Sie auf www.nordwestmecklenburg.de (http://www.nordwestmecklenburg.de/) unter Stellenangebote → Informationen zum Datenschutz (DSGVO) (https://www.nordwestmecklenburg.de/datei/anzeigen/id/94288,1105/datenblatt_dsgvo_art._13_und_14_fg_10.02_stellenbesetzungsverfahren_21.12.2022.pdf) .