Mitarbeiter Mandantenservice & Backoffice (m/w/d)

Genau hier kommen Sie ins Spiel. Sie sind die erste Ansprechperson für neue Mandanten, schaffen Struktur im Aufnahmeprozess und sorgen dafür, dass aus einer Anfrage ein professionell betreutes Mandat wird.

Ihre Aufgaben

• Mandatsanbahnung: Sie übernehmen den telefonischen und schriftlichen Erstkontakt für neue Anfragen nach einem festen Leitfaden und erfassen diese im Kanzleisystem (DATEV)
• Termin- und Prozesskoordination: Telefontermine mit unseren Anwältinnen und Anwälten koordinieren Sie und stellen den reibungslosen organisatorischen Ablauf im Mandatsprozess sicher
• Mandatsunterlagen & Nachhalten: Sie versenden Mandatsunterlagen und übernehmen das strukturierte Nachfassen offener Vorgänge
• Aktenanlage: Neue Mandate legen Sie im Kanzleisystem an und sorgen für eine vollständige und strukturierte Übergabe an das Team
• Backoffice-Unterstützung: Sie unterstützen das Team bei wiederkehrenden organisatorischen Aufgaben und entlasten die Rechtsanwaltsfachangestellten im Tagesgeschäft

Das wünschen wir uns

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, für Dialogmarketing oder für Versicherungen und Finanzanlagen (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise erste Erfahrung in einer Kanzlei oder im Versicherungsumfeld
• Kenntnisse in DATEV oder in einer vergleichbaren Kanzleisoftware sowie in einer digital arbeitenden Kanzlei von Vorteil
• Freude am telefonischen Erstkontakt und sicheres, freundliches Auftreten
• Strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sicherer Umgang mit MS Office
• Bereitschaft, nach festen Prozessen und Leitfäden zu arbeiten

Das bieten wir

• Flexible Arbeitszeiten & Homeoffice: Arbeitszeiten lassen sich nach den Bedürfnissen unserer Mandanten flexibel gestalten, mit der Möglichkeit zum Homeoffice - die Stelle ist in Vollzeit oder in Teilzeit ab 30 Stunden pro Woche möglich
• 30 Tage Urlaub pro Jahr zuzüglich freier Tage an Rosenmontag, Weihnachten und Silvester
• Moderne digitale Ausstattung: Apple-Produkte für Büro und Homeoffice sowie moderne Kanzleisoftware (DATEV, beA)
• Eigenverantwortliches Arbeiten: Selbstständige Betreuung Ihres Aufgabenbereichs mit kurzen Entscheidungswegen und einem hohen Maß an Verantwortung
• Fortbildung & persönliche Entwicklung: Wir unterstützen Ihre fachliche Weiterentwicklung durch regelmäßige Fortbildungen und die Übernahme entsprechender Weiterbildungskosten
• Motiviertes Team: Wir arbeiten auf Augenhöhe in einem angenehmen, kommunikativen Umfeld
• Zentrale Lage: Büro in Bonn mit optimaler Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel

Jedes neue Mandat beginnt mit einem ersten Gespräch!