Office Manager mit Schwerpunkt Organisation und Zahlen (m/w/d)

In dieser Position bist du das organisatorische und finanzielle Herzstück unseres Büros. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen und treibst die Digitalisierung unserer Prozesse voran.

• Digitales Belegmanagement (Keine Vorkenntnisse als Buchhalter nötig): Du bereitest die digitale Ablage für unser Steuerbüro über Datev Unternehmen Online vor und hast ein Auge auf die neuen E Rechnungen. Die finale Buchhaltung macht das Steuerbüro.
• Zahlen und Reports im Griff: Du tätigst Überweisungen und behältst mit Excel den Überblick über unsere Umsatzreports für die Geschäftsführung.
• Schnittstelle zum Steuerbüro: Du arbeitest dem Steuerbüro bei der Lohnbuchhaltung sowie dem Jahresabschluss zu. Du bist die kompetente Ansprechperson für unser Steuerbüro bei anstehenden Betriebsprüfungen.
• Dienstleister und Office Management: Du koordinierst Verträge und Partner für Deutschland und Italien (zum Beispiel Versicherungen, EDV, Fuhrpark, Softwarepartner, Mobilfunkanbieter und Arbeitssicherheit) und kümmerst dich darum, dass im Büro alles rund läuft.
• Vertrauensvolle Assistenz: Du unterstützt die Geschäftsführung im administrativen Tagesgeschäft und übernimmst die allgemeine Korrespondenz mit Banken, externen Beratern und Centerverwaltungen.

• Eine kaufmännische Ausbildung (zum Beispiel im Bereich Büromanagement, Hotel, Event oder als Quereinsteigerin). Wichtig ist uns dein Organisationstalent, du musst keine ausgebildete Buchhalterin sein.
• Du liebst es, wenn Tabellen aufgehen, und nutzt Excel sicher für Übersichten und Reports.
• Eine hohe Affinität zu digitalen Tools und keine Scheu vor Zahlen.
• Ein ausgeprägtes Organisationstalent mit einer strukturierten, selbstständigen und absolut zuverlässigen Arbeitsweise.
• Diskretion ist für dich selbstverständlich, da du Zugang zu vertraulichen Unterlagen aus dem Bereich Finanzen, Verwaltung und Retail Area Management hast.
• Gute Kommunikationsfähigkeiten (Deutsch fließend, Englisch oder Italienischkenntnisse sind für den internationalen Austausch ein Plus, aber kein Muss).

Wir bieten

• Flexibilität nach Maß: Wir starten gern mit 30 Stunden pro Woche in deine neue Rolle, bieten dir aber die Option, die Stunden bei Bedarf auf bis zu 40 Stunden in Vollzeit hochzufahren.
• Kulinarik inklusive: Jeden Tag übernehmen wir die Kosten in der gegenüberliegenden Kantine.
• Vollwertige Verpflegung: Eine Barista Kaffeemaschine für den perfekten Koffeinkick, frisches Obst und kühle Getränke stehen jederzeit für dich bereit.
• Top Lage: Unser Büro in der Invalidenstraße 115 bietet dir eine optimale Verkehrsanbindung mitten in Berlin Mitte.
• Sicherheit und Vertrauen: Eine unbefristete Anstellung in einem krisensicheren Unternehmen mit einer gründlichen Einarbeitung. Wertschätzende Kultur: Ein Team, das deine Arbeit sieht, schätzt und dich als vollwertiges Mitglied auf Augenhöhe integriert.