Office Manager (m/w/d)

Office & Standortmanagement: Du organisierst den Büroalltag am Standort Bonn, koordinierst die unterschiedlichen organisatorischen Themen und entwickelst interne Abläufe und Prozesse kontinuierlich weiter.

• Zentrale Ansprechperson: Du bist erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Gäste und externe Partner und sorgst mit deinem serviceorientierten Auftreten für einen professionellen und gut organisierten Standort.
• Assistenz der Geschäftsleitung: Du unterstützt die Geschäftsleitung vor Ort bei organisatorischen und administrativen Aufgaben und hältst ihr im Tagesgeschäft zuverlässig den Rücken frei.
• Liegenschafts- & Dienstleistermanagement: Du kümmerst dich um die organisatorischen Belange rund um unsere Büroräume und bist zentrale Ansprechperson für Vermieter, Hausmeister, Reinigungskräfte und weitere Dienstleister. Wartungen, Reparaturen und sonstige Instandhaltungsmaßnahmen koordinierst du eigenständig.
• Vertrags- & Dokumentenmanagement: Du behältst standortbezogene Verträge, Fristen und Vereinbarungen im Blick und sorgst für eine strukturierte Dokumentation und Ablage. Auch Archivierung und Digitalisierungsprozesse gehören zu deinem Verantwortungsbereich.
• Meetings & Veranstaltungen: Du organisierst Meetings und Veranstaltungen von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung – inklusive Raumplanung, Catering und organisatorischer Koordination – und arbeitest dabei eng mit unserem Marketingbereich zusammen.
• Dienstreisen & Abrechnung: Du organisierst und buchst Dienstreisen und unterstützt bei der Reisekostenabrechnung sowie der Zusammenstellung der erforderlichen Unterlagen.
• Buchhaltungsunterstützung: Du unterstützt bei vorbereitenden administrativen Aufgaben für die Buchhaltung, koordinierst Belege und Unterlagen und sorgst dafür, dass diese vollständig und strukturiert zur Verfügung stehen.
• Bestellungen & Ausstattung: Von Büromaterialien und Verbrauchsgütern bis zu Merchandise-Artikeln – du stellst sicher, dass am Standort alles vorhanden ist, was für einen reibungslosen Arbeitsalltag benötigt wird.
• Empfang & Organisation: Du kümmerst dich um Besucher, Telefonate und Korrespondenz und behältst die Schlüssel- und Zugangsverwaltung zuverlässig im Blick.
• Zusammenarbeit zwischen Bonn & Berlin: Du arbeitest eng mit der Office-Managerin an unserem Standort Berlin zusammen, tauscht dich regelmäßig zu organisatorischen Themen aus und entwickelst gemeinsam standortübergreifende Standards und Prozesse weiter.

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Office Management, in der Verwaltung oder in einer vergleichbaren Position
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Freundliches und serviceorientiertes Auftreten
• Hohe Kommunikationsfähigkeit
• Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen (insbesondere Outlook, Word, Excel, Teams)
• Hands-on-Mentalität und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten
• Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Teamfähigkeit sowie Freude an standortübergreifender Zusammenarbeit (insbesondere mit dem Standort Berlin)
• Interesse an der Weiterentwicklung von Prozessen und Strukturen im Arbeitsumfeld

Wir bieten

• Eine unbefristete Anstellung mit langfristiger Perspektive in einem internationalen und dynamischen Umfeld
• Eine verantwortungsvolle Position mit eigenem Gestaltungsspielraum und abwechslungsreichen Aufgaben
• Zusammenarbeit in einem engagierten, kollegialen Team mit kurzen Entscheidungswegen und ohne starre Hierarchien
• Flexible Arbeitsbedingungen mit der Möglichkeit, bis zu zwei Tage pro Woche remote zu arbeiten
• Individuelle Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
• Attraktive Zusatzleistungen wie Jobticket, betriebliche Altersvorsorge, regelmäßige Team-Events u. v. m.
• Einen modernen Arbeitsplatz sowie eine offene und wertschätzende Unternehmenskultur

Als Office Manager (m/w/d) bist du die zentrale organisatorische Anlaufstelle an unserem Standort in Bonn. Du sorgst dafür, dass im Büroalltag alles rundläuft, behältst auch bei vielfältigen Themen den Überblick und gestaltest Abläufe aktiv mit. Dabei arbeitest du eigenverantwortlich und eng mit der Geschäftsleitung, dem Team sowie internen und externen Partnern zusammen.

Kurz gesagt: Du bist die Person, bei der organisatorisch viele Fäden zusammenlaufen. Mit Eigeninitiative, Organisationstalent und einem guten Gespür für Menschen und Situationen schaffst du die Rahmenbedingungen dafür, dass unser Team effektiv arbeiten kann und sich Mitarbeitende wie Gäste an unserem Standort wohlfühlen.