Office Manager - Operations / Sales Support (m/w/d)

• Eigenverantwortliche Organisation des operativen Office-Tagesgeschäfts, z. B. Vorbereitung und Begleitung der Rechnungsstellung sowie kaufmännischer Prozesse: Du erstellst und bearbeitest Angebote, Bestellungen und Rechnungen.
• Nachverfolgung offener Vorgänge, Angebote und Kundenrückmeldungen: Du unterstützt im Vertriebswesen.
• Koordination von Terminen, Dokumenten, Korrespondenz und administrativen Abläufen: Du korrespondierst und kommunizierst mit Kund:innen, Geschäftspartner:innen und Kolleg:innen und planst Termine. Du unterstützt deine Kolleg:innen bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
• Pflege und strukturierte Nutzung unserer CRM-, Faktura- und weiteren digitalen Systeme: Du managst Dokumente und pflegst unsere Datenbanken.
• Analyse, Dokumentation und Optimierung interner Prozesse: Du hinterfragst Prozesse und passt sie nach Bedarf an.
• Mitwirkung bei der Einführung und Weiterentwicklung moderner IT-gestützter Arbeitsabläufe: Du arbeitest dich in neue Softwaretools ein und wendest diese für eine effiziente Büroorganisation an.

• Abgeschlossenes Studium, beispielsweise in Betriebswirtschaft, Business Management oder einem vergleichbaren Bereich, oder
• Ausbildung im Büromanagement beziehungsweise eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation, idealerweise ergänzt durch eine Fachwirt-Fortbildung
• Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Office-, Assistenz- oder Operations-Funktion (mindestens 5 Jahre)
• Sehr sicherer Umgang mit modernen IT-Tools, Microsoft 365 sowie CRM- und Faktura-Systemen; Erfahrungen mit Salesforce sind von Vorteil
• Ausgeprägtes Organisationstalent und ein hoher Anspruch an Qualität, Verbindlichkeit und Termintreue
• Professionelle, wertschätzende und adressatengerechte Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitenden und Geschäftspartnern
• Fähigkeit, Aufgaben selbstständig zu priorisieren, konsequent nachzuverfolgen und zuverlässig zum Abschluss zu bringen
• Freude daran, bestehende Abläufe kritisch zu hinterfragen und pragmatisch zu verbessern
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse

Was bieten wir dir?

• Eine anspruchsvolle und außergewöhnlich abwechslungsreiche Aufgabe
• Viel Eigenverantwortung und echte Gestaltungsmöglichkeiten
• Kurze Entscheidungswege und unmittelbare Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Ein attraktives, kollegiales Umfeld in einem kleinen, spezialisierten Team
• Moderne IT- und Kommunikationswerkzeuge
• Eine leistungsgerechte Vergütung
• Die Möglichkeit, die weitere Entwicklung unseres Unternehmens aktiv mitzugestalten