Office Managerin (m/w/d)

Ihre Aufgaben

• Organisation des Büroalltags inklusive Post, Einkauf, Materialverwaltung, Ablage, Dokumentenmanagement und allgemeiner Administration
• Unterstützung der Geschäftsführung und der Projektteams im Tagesgeschäft, bei Auswertungen, Terminen und internen Abstimmungen
• Vorbereitung, Strukturierung und Nachverfolgung von Angeboten, Rechnungen, Listen, Verträgen, Präsentationen und Projektunterlagen
• Begleitung von ISO-Prozessen, internen Nachweisen, Dokumentenlenkung und kontinuierlicher Verbesserung administrativer Abläufe
• vorbereitende Buchhaltung, Belegerfassung, USt.-Voranmeldung, offene Postenverwaltung und Mahnwesen
• Kommunikation mit Kunden, Bewerbenden, Lieferanten, Dienstleistern und externen Partnern
• Pflege von Stammdaten, Vertragsunterlagen, digitalen Ablagestrukturen und internen Übersichten
• Mitwirkung bei HR-Themen, Onboarding, Reisekosten, Auslagen und organisatorischen Sonderprojekten

Ihr Profil

• Erfahrung im Office Management, in Assistenz, Verwaltung, Sachbearbeitung, Teamkoordination oder einer vergleichbaren Rolle
• Sehr gutes Organisationsvermögen, verbindliche Prioritätensetzung und Freude daran, Strukturen aufzubauen und weiterzuentwickeln
• Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen, digitalen Workflows und idealerweise CRM-, ERP- oder Projekttools
• Sorgfältige, eigenständige und vertrauliche Arbeitsweise mit Blick für Details und Qualität
• Freundliches, klares Auftreten sowie sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Teamgeist und Hands-on-Mentalität

Das bieten wir

• Abwechslungsreiche Projekte im Umfeld moderner Medien-, Konferenz- und IT-Technik mit direktem Praxisbezug
• Ein Team mit kurzen Entscheidungswegen, direkter Kommunikation und hoher gegenseitiger Verlässlichkeit
• Verantwortung ab dem ersten Tag sowie Raum, eigene Ideen einzubringen und Prozesse messbar zu verbessern
• Strukturierte Einarbeitung, moderne Arbeitsmittel und transparente Abläufe in einem wachsenden Unternehmen
• Eine Kultur, in der pragmatische Lösungen, Qualität und Kundenzufriedenheit zusammengehören

Leistungen:

• Betriebliche Weiterbildung
• Firmenhandy
• Flexible Arbeitszeiten
• Homeoffice-Möglichkeit
• Kostenlose Getränke
• Kostenloser Parkplatz
• Mentoring-Programm für Mitarbeiter
• Zusätzliche Urlaubstage

Ihre Rolle Als Managment Assistent (m/w/d) sorgen Sie dafür, dass unser operativer Alltag zuverlässig, transparent und professionell funktioniert. Sie halten Geschäftsführung, Projektteams und externe Partner organisatorisch zusammen, schaffen klare Ablagen, saubere Prozesse und belastbare Entscheidungsgrundlagen. Die Position passt zu Ihnen, wenn Sie digitale Werkzeuge sicher nutzen, gerne Verantwortung übernehmen und auch in einem technisch geprägten Umfeld den Überblick behalten.

Arbeitsort: Vor Ort