Teamassistenz (m/w/d) Immobilien & Projektentwicklung (m/w/d)

• Office- und Teammanagement inklusive Vor- und Nachbereitung von Terminen mit den am Projekt beteiligten Dienstleistern, insbesondere Architekten, Projektsteuerern sowie General- und Nachunternehmern;
• Organisation und Koordination der Kommunikation mit internen und externen Projektbeteiligten sowie eigenständige Nachverfolgung offener Vorgänge;
• Erstellung, Bearbeitung und Überwachung von Aufträgen sowie Koordination der dazugehörigen administrativen Prozesse;
• Erstellung und Bearbeitung von Auf- und Nachträgen für Ingenieur- und Werkverträge;
• Vorbereitung, Pflege und Verwaltung von Vertragsunterlagen, insbesondere von General- und Nachunternehmerverträgen sowie Verträgen mit Fachplanern;
• Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen auf Grundlage bestehender Verträge sowie deren administrative Abwicklung, unter Einsatz verschiedener ERP-Systeme;
• Zusammenstellung, Prüfung und strukturierte Archivierung von Projektdokumentationen nach Abschluss von Projekten;
• Erstellung und Aufbereitung von Schriftsätzen, Präsentationen und Angeboten für Kunden, Eigentümer und Geschäftspartner;
• Organisation von Geschäftsreisen sowie Termin- und Kalenderkoordination einschließlich Reisebuchungen und Reisekostenabrechnungen;
• Allgemeine administrative und organisatorische Assistenzaufgaben sowie Unterstützung des Teams im operativen Tagesgeschäft.

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation;
• Berufserfahrung als Team-/Projektassistenz, Office Manager (m/w/d) oder in einer vergleichbaren Position;
• idealerweise Erfahrung in der Immobilienwirtschaft, Projektentwicklung, Bauwirtschaft oder einem verwandten Umfeld;
• sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise;
• ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und hohe Zuverlässigkeit;
• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern und Berufsgruppen;
• sicheres und professionelles Auftreten sowie sehr gute Kommunikationsfähigkeiten;
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch bei hohem Arbeitsaufkommen den Überblick zu behalten;
• Diskretion und ein souveräner Umgang mit vertraulichen Informationen;
• sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel;
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift;
• gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.

Wir haben einiges zu bieten:

• Übernahme HVV-Proficard/Deutschlandticket;
• flexible Arbeitszeitmodelle;
• gute Verkehrsanbindung;
• Sozialbewusstsein (Unterstützung sozialer Projekte und Social Days);
• individuelle Weiterbildungsangebote;
• Mitarbeiter-Events;
• frisches Obst, Kaffee und Wasser sind kostenfrei;
• mobile Office-Möglichkeiten;
• Unfallversicherung;
• Vergünstigungen bei Sportangeboten mit EGYM Wellpass.