Job-Nr. 67410885

Administrative Assistant (m/w/d) (Office-Manager/in)

adesta GmbH & Co. KG vor 1 Wochen

Vollzeit40.000 – 45.000 € pro Jahr

StandortDarmstadt, Hessen

Über den Kunden

Unser Kunde ist ist eine zwischenstaatliche Organisation. Sie betreibt und entwickelt Wettersatelliten, die essenzielle Daten für Wettervorhersage, Klimabeobachtung und Umweltüberwachung liefern. Von ihrem Hauptsitz in Darmstadt aus koordiniert das Unternehmen internationale Missionen und Programme, die einen wichtigen Beitrag zur globalen Klima- und Wetterforschung leisten.

Beschreibung

Eigenständige Erledigung allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben (z. B. Korrespondenz, Berichte, Ablage, Bearbeitung und Registrierung des ein- und ausgehenden Schriftverkehrs
Bearbeitung administrativer Anfragen von Mitarbeitenden und externen Dienstleistern
Organisation und Buchung von Dienstreisen sowie Verwaltung der zugehörigen Reiseunterlagen
Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender sowie bei administrativen Prozessen für Dienstleister und ausscheidende Teammitglieder
Entgegennahme und Bearbeitung externer Telefonanfragen sowie Koordination von Anfragen anderer Abteilungen
Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Besprechungen, Workshops, Team-Events und externen Besuchen
Vertretung der GEO-Sekretärin bzw. des GEO-Verwaltungsassistenten während Abwesenheiten
Mitwirkung bei der Vorbereitung und administrativen Unterstützung von Satellitenstartkampagnen, Start- und Inbetriebnahmeaktivitäten
Administrative Unterstützung weiterer Sekretariate innerhalb der PRD-Abteilung nach Bedarf

Anforderungen

Erfahrung in einem mehrsprachigen und/oder internationalen Arbeitsumfeld
Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Ausgeprägte schriftliche Ausdrucksfähigkeit und Kommunikationsstärke
Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen, SAP und idealerweise mit einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem
Hohe Serviceorientierung und ein professionelles Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
Selbstständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise
Ausgeprägter Teamgeist und die Fähigkeit

Was wir bieten

Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen Umfeld
Ein professionelles, kollegiales und wertschätzendes Arbeitsumfeld
Arbeitszeiten von 40h/ Woche
Eine attraktive Vergütung von 40.000€ - 45.000€ p.a.

Zusammenfassung

Sie behalten stets den Überblick, organisieren mit Leidenschaft und schätzen die Arbeit in einem multikulturellen Umfeld? Dann erwartet Sie eine abwechslungsreiche Aufgabe, bei der Sie die administrativen Abläufe eines hochspezialisierten Programmbereichs koordinieren und mitgestalten können.