Assistenz der Geschäfts- und Verwaltungsleitung/Chefsekretariat (m/w/d)

• Sekretariatsorganisation: Zuverlässige Führung des Leitungssekretariats inklusive der E-Mail-, Post- und Faxbearbeitung sowie der gezielten internen und externen Kommunikation.
• Korrespondenz & Kommunikation: Selbstständiges Erstellen und Versenden von Schriftstücken sowie professionelle Telefonaufnahme und Koordination externer Kontakte (z. B. Krankenkassen, Besucher).
• Termin- & Reisemanagement: Vorausschauende Planung, Abstimmung und Überwachung von Terminen, Besprechungen und Dienstreisen.
• Gästebetreuung: Herzlicher Empfang und Betreuung von Besucherinnen, Besuchern sowie Tagungsgästen.
• Meeting-Support: Vor- und Nachbereitung von Besprechungen inklusive Protokollführung und dem Nachhalten offener Aufgaben.
• Eventmanagement: Organisation von Tagungen und Veranstaltungen (Raumabstimmung, Abläufe und Gästebetreuung).
• Daten & Qualitätsmanagement: Erstellen von Statistiken und Unterlagen für die Klinikleitung sowie Mitarbeit im Qualitätsmanagement (QM-Ablage).
• Öffentlichkeitsarbeit & Feedback: Administrative Mitwirkung an der Öffentlichkeitsarbeit (Aushänge, Präsentationen) sowie datenschutzkonforme Sichtung und Weiterleitung von Klinikbewertungen.
• Struktur & Vertretung: Organisation von Wiedervorlagen und Fristen sowie gegenseitige Unterstützung bei wichtigen Sekretariatsaufgaben.
• Kontakte (z. B. Krankenkassen, Besucher).
• Termin- & Reisemanagement: Vorausschauende Planung, Abstimmung und Überwachung von Terminen, Besprechungen und Dienstreisen.
• Gästebetreuung: Herzlicher Empfang und Betreuung von Besucherinnen, Besuchern sowie Tagungsgästen.
• Meeting-Support: Vor- und Nachbereitung von Besprechungen inklusive Protokollführung und dem Nachhalten offener Aufgaben.
• Eventmanagement: Organisation von Tagungen und Veranstaltungen (Raumabstimmung, Abläufe und Gästebetreuung).
• Daten & Qualitätsmanagement: Erstellen von Statistiken und Unterlagen für die Klinikleitung sowie Mitarbeit im Qualitätsmanagement (QM-Ablage).
• Öffentlichkeitsarbeit & Feedback: Administrative Mitwirkung an der Öffentlichkeitsarbeit (Aushänge, Präsentationen) sowie datenschutzkonforme Sichtung und Weiterleitung von Klinikbewertungen.
• Struktur & Vertretung: Organisation von Wiedervorlagen und Fristen sowie gegenseitige Unterstützung bei wichtigen Sekretariatsaufgaben.

Das bringen Sie mit (Unsere Erwartungen an Sie):

• Qualifikation: Eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung (oder eine vergleichbare Qualifikation) sowie einschlägige Berufspraxis.
• Digitale Fitness: Einen sicheren Umgang mit gängiger Bürosoftware, E-Mail-Programmen, Dokumentenverwaltung und digitalen Kommunikationsmitteln.
• Arbeitsweise: Ausgeprägte Organisationsstärke, eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie einen sicheren, serviceorientierten Kommunikationsstil.
• Vertrauenswürdigkeit: Besondere Diskretion und Zuverlässigkeit beim Umgang mit sensiblen Geschäfts-, Personal- und Patientendaten.
• Teamgeist & Organisationstalent: Echte Freude an der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit sowie am Planen von Terminen und Veranstaltungen. Wir bieten Das erwartet Sie (Unser Arbeitgeber-Plus für Sie):

• Attraktive Arbeitszeiten für eine gesunde Work-Life-Balance
• Eine herzliche, freundliche Atmosphäre in einem krisensicheren Umfeld
• Ein eingespieltes Team, das sich auf den gemeinsamen Austausch mit Ihnen freut Was Sie von uns erwarten können: Das bieten wir Ihnen
• Sinnstiftende & verantwortungsvolle Aufgabe: Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einer modernen Rehabilitationsklinik, bei der der Mensch im Mittelpunkt steht.
• Strategische Schnittstellenfunktion: Sie arbeiten auf Augenhöhe und in direkter Abstimmung mit unserer Geschäftsführung und der Verwaltungsleitung.
• Starkes Netzwerk: Ein professionelles, interdisziplinäres und kollegiales Team, das sich gegenseitig unterstützt.
• Work-Life-Balance: Wir leben die Vereinbarkeit von Familie und Beruf – flexible Strukturen für Ihren Alltag.
• Attraktive Vergütung: Eine Ihren Aufgaben und Ihrer Verantwortung entsprechende, leistungsgerechte Vergütung.
• Berufliche Weiterentwicklung: Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, um Ihr Potenzial voll auszuschöpfen.