Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Du beantwortest Anfragen in Slack und per Mail an Stelle des CEO. Was Du selbst lösen kannst, löst Du. Alles andere gibst Du mit klarer Frist an die zuständige Person. Du begleitest die Projekte des CEO in den Teams und meldest zurück, sobald etwas umgesetzt ist. Du sprichst jeden Tag kurz mit dem CEO. Dort legst Du ihm alle offenen Entscheidungen vor, fertig vorbereitet und mit Deiner Empfehlung. Du dokumentierst Entscheidungen, Absprachen und Aufträge und hältst sie nach, bis sie erledigt sind. Du bereitest interne Meetings und Bewerbungsgespräche vor und nach. Du schreibst die Protokolle und verteilst die Aufgaben daraus. Du steuerst Kalender und Postfach des CEO und organisierst Reisen und Hotels. Du übernimmst auch kleine Aufgaben zwischendurch und sorgst dafür, dass sie schnell erledigt sind. Du schreibst interne Ankündigungen im Stil des CEO. Für Briefings und Entwürfe arbeitest Du mit KI-Werkzeugen.

Du hast mehrere Jahre als Executive Assistant, Referentin oder Referent eng mit einer Geschäftsführung gearbeitet. Du triffst Entscheidungen selbst und weißt, welche Frage zum CEO gehört. Du kommunizierst klar und verbindlich, auch mit Führungskräften. Du packst an. Eine Hotelbuchung gehört für Dich genauso zum Job wie eine Entscheidungsvorlage. Du gehst absolut diskret mit Einblicken in Personal, Finanzen und strategische Projekte um. Du schreibst sehr gutes Deutsch und sprichst sicher Englisch. Du arbeitest gern mit KI-Werkzeugen und lernst neue schnell. Du arbeitest in Vollzeit bei uns im Büro in Düsseldorf.

Wir bieten

• Eine unbefristete Festanstellung in Vollzeit
• Ein klares Mandat: In einem festgelegten Rahmen entscheidest Du selbst
• Einblick in alle Bereiche einer Unternehmensgruppe mit Gesellschaften in Deutschland, Spanien und Italien
• Ein Arbeitsplatz mit iMac und höhenverstellbarem Schreibtisch in klimatisierten Räumen
• Ein Team, das sich jede Woche austauscht und auch gemeinsam etwas unternimmt
• Ein Produkt, das Jugendlichen ein Schuljahr im Ausland ermöglicht