Office Administrator (m/w/d) in TZ (30 Stunden/Woche) (Kaufmann/-frau - Bürokommunikation)

Ihre Aufgaben:

• Steuerung der täglichen Büroabläufe zur Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs
• Verwaltung von Büromaterialien, Inventar und Ausstattung sowie Koordination von Bestellungen und Lieferungen
• Betreuung des Lieferantenmanagements einschließlich Food-&-Beverage-Services
• Überwachung der Lagerbestände im Büro und in den Lagerräumen sowie rechtzeitige Nachbestellung
• Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, Serviceanbietern und der Hausverwaltung
• Unterstützung bei der Budgetplanung sowie Nachverfolgung der betrieblichen Ausgaben
• Erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Besucher:innen und Lieferanten und Sicherstellung einer professionellen und einladenden Büroatmosphäre.
• Professioneller Empfang und Betreuung von Gästen.
• Verwaltung und Pflege der Büroschlüssel sowie des Zugangsmanagements.
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Koordination von Lieferungen.
• Unterstützung bei internen Meetings sowie im täglichen Bürobetrieb.
• Eigenständige Planung und Organisation von internen Mitarbeiterevents (ca. zweimal jährlich).
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Kundenveranstaltungen in Zusammenarbeit mit dem Workplace Team.
• Ausgabe von Laptops und Mobiltelefonen an neue Mitarbeitende
• Unterstützung beim Austausch oder der Rückgabe von Equipment

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise 2–3 Jahre Berufserfahrung im Office Management, Empfang oder einer vergleichbaren administrativen Position
• Erfahrung im professionellen Empfang von Gästen sowie im Umgang mit internationalen Besucher
• Erfahrung in der Planung, Organisation und Durchführung von Mitarbeiter- und Kundenveranstaltungen
• Erfahrung im Lieferanten- und Dienstleistermanagement
• Kenntnisse in der Verwaltung von Büromaterialien, Bestellungen und Lagerbeständen
• Erfahrung in der Budgetkontrolle sowie der Nachverfolgung von Ausgaben
• Sicherer Umgang mit Postbearbeitung, Lieferungen und allgemeinen administrativen Tätigkeiten
• Gute Kenntnisse in MS Office oder Google Workspace; Erfahrung mit Slack ist von Vorteil
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Service- und Gastgebermentalität
• Freundliches, souveränes und professionelles Auftreten
• Organisationstalent mit einer strukturierten und selbstständigen Arbeitsweise
• Hands-on-Mentalität sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren
• Hohe Zuverlässigkeit sowie ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Freude an der Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld

Unser Angebot:

• Sie erhalten eine faire und zuverlässige Vergütung auf Basis des GVP/DGB-Tarifvertrags. Je nach Einsatzbranche kommen attraktive Zuschläge hinzu.
• Wir bieten Ihnen ein professionelles Arbeitsumfeld mit klaren Strukturen und guten Entwicklungsperspektiven.
• Von Beginn an begleiten wir Sie persönlich und beraten Sie individuell bei allen Fragen rund um Ihren Einsatz.
• Mit unserem Mitarbeiterprogramm Orizon PlusPunkte profitieren Sie von zahlreichen Extras. Dazu zählen zum Beispiel Gesundheitsangebote, Einkaufsrabatte oder Unterstützung in besonderen Lebenssituationen.
• Wir bieten Ihnen eine betriebliche Altersvorsorge, damit Sie auch für später gut abgesichert sind.
• Ihr Erholungsurlaub beträgt bis zu 30 Tage im Jahr – damit Sie neue Energie tanken können.
• Bei entsprechender Eignung bestehen sehr gute Chancen auf eine Festanstellung bei unserem Kundenunternehmen.
• Sie profitieren von verlässlichen und gut planbaren Arbeitszeiten.

Ihre zukünftige Arbeitsstelle:

Für die deutsche Niederlassung einer globalen KI-Werbeplattform suchen wir ab sofort einen Office Administrator / Kaufmann - Büromanagement (m/w/d) in Teilzeit, 30 Stunden/Woche (4 Tage/Woche).