Office Manager (m|w|d) (Office-Manager/in)

• Fachliche und organisatorische Leitung und Koordination des Office-Teams
• Sicherstellung eines reibungslosen und professionellen Büroablaufs
• Organisation der allgemeinen Büroadministration inklusive Post, Korrespondenz, Material- und Bestellwesen
• Empfang und Betreuung von Besuchern und Geschäftspartnern sowie Organisation von Bewirtungen
• Planung und Koordination von Meetings, Konferenzen, Räumen und Terminen
• Organisation und Abwicklung von Geschäftsreisen inklusive Flug-, Bahn-, Hotel- und Mietwagenbuchungen
• Planung und Durchführung von internen Veranstaltungen und Events
• Koordination externer Dienstleister sowie Unterstützung im Gebäude- und Facility Management
• Organisation von Arbeitsplatz-, Raum- und Umzugsplanungen
• Betreuung und Verwaltung des Fuhrparks, unter anderem Dienstwagen, Tankkarten und Leasingverträge
• Verwaltung von Dienstleister-, Miet- und Versicherungsverträgen inklusive digitaler Ablage und Fristenüberwachung
• Unterstützung bei On- und Offboarding-Prozessen sowie Verwaltung von Zutrittskarten und A1-Bescheinigungen
• Koordination und Dokumentation von Maßnahmen im Bereich Arbeitssicherheit, beispielsweise Unterweisungen, Gefährdungsbeurteilungen und Betriebsarzttermine
• Unterstützung bei Themen rund um Datenschutz und weitere interne Compliance-Anforderungen
• Pflege und Verwaltung interner Richtlinien, Dokumentationen und Nachweise
• Umsetzung und Weiterentwicklung nachhaltiger Maßnahmen im Büro, insbesondere in den Bereichen Energieeffizienz, Abfallmanagement und Ressourcenschonung Ihr Profil:

Sie sind ein Organisationstalent, behalten auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick und übernehmen gerne Verantwortung? Sie kommunizieren souverän auf Deutsch und Englisch und haben Freude daran, einen reibungslosen Büroalltag zu gestalten?

• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, Office Administration oder vergleichbaren organisatorischen Funktionen
• Idealerweise erste oder aktuelle Erfahrung in der fachlichen Führung und Koordination eines Teams
• Ausgeprägtes Organisationstalent, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Professionelles, freundliches und souveränes Auftreten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office und modernen digitalen Kollaborationstools
• Idealerweise Kenntnisse in den Bereichen Arbeitssicherheit, Datenschutz oder Facility Management
• Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern

• WORK-LIFE-BALANCE: Eine 37,5-Stunden-Woche bei Vollzeit für eine ausgewogene Balance zwischen Beruf und Privatleben
• MOBILITÄT: Ein kostenfreies Deutschlandticket sowie die Möglichkeit zum Bike-Leasing
• BENEFITS: Monatlich bis zu 25 € Zuschuss – beispielsweise als Wertgutschein oder für eine Urban-Sport-Mitgliedschaft
• FAMILIE: Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch einen Zuschuss zur Kinderbetreuung
• WEITERENTWICKLUNG: Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Entwicklung
• ARBEITSUMFELD: Ein moderner Arbeitsplatz mit guter Verkehrsanbindung und abwechslungsreichen Aufgaben
• TEAM: Ein kollegiales und wertschätzendes Arbeitsumfeld mit regelmäßigen Come-Together-Veranstaltungen
• VERANTWORTUNG: Viel Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, organisatorische Abläufe aktiv weiterzuentwickeln und zu optimieren Ihre Aufgaben:

• Steuerung und Beratung bei Vertrags- und Gehaltsverhandlungen
• Terminmanagement und Koordination aller Gespräche bei unserem Kunden
• Tipps und Tricks für das perfekte Vorstellungsgespräch
• Auf Wunsch die Begleitung zum Vorstellungsgespräch

Dann haben wir die passende Herausforderung für Sie!