Office & Operations Manager (m/w/d)

Ihre Aufgaben

Organisation ist für dich mehr als nur Planung – du liebst es, den Überblick zu behalten, Prozesse zu verbessern und Dinge wirklich voranzubringen? Dann werde Teil unseres Teams: Als zentrale Schnittstelle im Unternehmen sorgst du dafür, dass unsere operativen, organisatorischen und kaufmännischen Abläufe reibungslos funktionieren – und gestaltest diese aktiv mit.

Zu deinen Aufgabenfeldern können folgende Themen gehören:

• Koordination zentraler interner Prozesse und Ansprechpartner*in für organisatorische Themen •
• Organisation von Onboardings inkl. IT‑Zugängen und externer Dienstleister •
• Schnittstelle zu IT‑, Datenschutz‑ und Arbeitssicherheitspartnern •
• Strukturierte Dokumentenverwaltung und Vertragsorganisation Reise‑, Termin‑ & Prozesskoordination •
• Planung und Abwicklung von Geschäftsreisen •
• Terminorganisation für Geschäftsführung und Teams •
• Vorbereitung interner und externer Meetings •
• Prüfung und Abrechnung von Reisekosten unter Einhaltung interner Richtlinien Kaufmännische Unterstützung & Finance‑Anbindung •
• Bearbeitung des Rechnungseingangs und Vorbereitung für DATEV •
• Kostenkontrolle, Abstimmungen und Zuarbeit für Steuerberater*innen •
• Kassenführung, Postbearbeitung und Belegmanagement Fuhrpark, Events & Sonderaufgaben •
• Organisation und Verwaltung des Firmenfuhrparks inkl. Versicherungen •
• Unterstützung bei internen und externen Events (Planung, Abrechnung, Koordination) •
• Mitarbeit in bereichsübergreifenden Sonderprojekten (z. B. HR‑nah, IT‑nah) •

• Eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation. •
• Erfahrung in operativen, koordinierenden oder kaufmännischen Rollen •
• Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise und gutes Prioritätenmanagement •
• Sicherer Umgang mit MS Office, idealerweise DATEV‑ und Reisekostenkenntnisse •
• Verlässlichkeit, Diskretion und Freude daran, Prozesse effizient zu gestalten •
• Digitales Mindset und Offenheit für moderne Tools (z. B. digitale Visitenkarten) •
• Führerschein Klasse B

Warum wir?

• Beratungskultur mit Gestaltungsspielraum: Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und eine offene Ideen‑Kultur geben dir die Möglichkeit, aktiv mitzugestalten •
• Zentrale Lage in Düsseldorf: Unser modernes Büro befindet sich in Top‑Lage – inklusive großzügiger Dachterrasse für Austausch, Pausen und frische Gedanken •
• Leistungsorientiertes Bonusmodell: Engagement und gute Ergebnisse lohnen sich bei uns – transparent, fair und nachvollziehbar •
• Starker Teamzusammenhalt: Regelmäßige Team‑ und Firmenevents stärken unseren Zusammenhalt und sorgen für gemeinsame Erlebnisse abseits des Beratungsalltag •
• Modernes Arbeiten: Du wählst dein bevorzugtes Hardware‑Setup (Apple oder Microsoft) – selbstverständlich auch zur privaten Nutzung •
• Urban Sports Club & EGYM Wellpass: Profitiere von deutschlandweiten Sport‑, Fitness‑ und Wellnessangeboten •
• Nachhaltige Mobilität: Wir bezuschussen dein Deutschlandticket •
• Gesundheit im Fokus: Über unsere betriebliche Krankenkasse erhältst du Zugang zu erweiterten Gesundheits‑ und Vorsorgeleistungen •
• Absicherung für die Zukunft: Wir unterstützen dich bei Bedarf mit einer betrieblicher Altersvorsorge und einer Berufsunfähigkeitsversicherung