Vorstandsreferent/in mit Assistenzfunktion (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

In dieser zentralen Funktion unterstützen Sie den Vorstand in organisatorischen, kommunikativen und fachlich vorbereitenden Angelegenheiten. Sie koordinieren Termine, Gremienunterlagen, Vorstandsaufträge und bereichsübergreifende Abstimmungen, bereiten Entscheidungen vor und sorgen für einen strukturierten Informationsfluss zwischen Vorstand, Abteilungen, Verwaltungsrat, Stadtverwaltung, Politik und externen Ansprechpartnern.

• Organisation und Koordination des Vorstandsbereichs: Eigenständige Organisation, Koordination und Priorisierung von Terminen, Besprechungen, Dienstreisen und Abstimmungsformaten des Vorstands
• Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung interner und externer Termine
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie Organisation des Besucherempfangs im Vorstandsbereich
• Führung von Wiedervorlagen, Fristen- und Aufgabencontrolling
• Sicherstellung eines strukturierten Informationsflusses im Vorstandsbereich
• Vertrauliche Bearbeitung sensibler Vorgänge und Unterlagen
• Prüfung und Bearbeitung von Dienstreiseanträgen und Reisekostenabrechnungen
• Gremien- und Sitzungsmanagement
• Organisatorische und inhaltliche Vorbereitung von Sitzungen des Verwaltungsrates und weiterer Gremien (zum Beispiel Personalrat, Gleichstellungsstelle, Schwerbehindertenvertretung) samt Nachbearbeitung
• Abstimmung von Tagesordnungen, Vorlagen, Anlagen und Beschlussunterlagen mit den zuständigen Organisationseinheiten
• Überwachung von Beschlusslagen, Aufträgen und Umsetzungsständen
• Erstellung von Protokollentwürfen, Vermerken, Sachstandsübersichten und Entscheidungsvorlagen sowie Wahrnehmung des Protokolldienstes
• Koordination der Kommunikation mit Stakeholdern
• Vorstandsbezogene Sachbearbeitung und Entscheidungsvorbereitung
• Eigenständige Aufbereitung von Informationen, Sachverhalten und Entscheidungsgrundlagen
• Erstellung von Präsentationen, Briefings, Stellungnahmen, Antwortentwürfen, Vermerken und Vorlagen
• Recherche, Bewertung und Zusammenfassung verwaltungs-, organisations- und betriebsbezogener Fragestellungen
• Mitwirkung bei strategischen und organisatorischen Sonderaufgaben des Vorstands
• Vorbereitung von Gesprächen mit Stakeholdern
• Projekt- und Schnittstellenkoordination
• Koordination bereichsübergreifender Vorstandsaufträge und Sonderprojekte
• Nachhalten von Projektständen, Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Terminen
• Unterstützung bei Digitalisierungs-, Kommunikations- und Steuerungsthemen
• Organisation und Begleitung betrieblicher Untersuchungen sowie Koordination der Übertragung von Unternehmerpflichten
• Abstimmung mit Stakeholdern
• Erstellung von Statusberichten und Managementinformationen
• Kommunikation und Korrespondenz
• Selbstständige Entwurfsfertigung anspruchsvoller Korrespondenz für den Vorstand
• Bearbeitung und Vorprüfung eingehender Anfragen, Beschwerden und Stellungnahmen
• Adressatengerechte Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Presse-, Bürger- und Gremienkommunikation
• Redaktionelle Mitwirkung bei der Erstellung und Koordination des betrieblichen Mitteilungsblatts
• Sicherstellung eines einheitlichen und professionellen Auftretens des Vorstandsbereichs
• Dokumenten-, Informations- und Wissensmanagement
• Pflege und Weiterentwicklung strukturierter Ablage-, Akten- und Dokumentationssysteme
• Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit von Vorgängen, Entscheidungen und Beschlüssen
• Vertrauliche Verwaltung von Vorstandsunterlagen
• Organisation und Dokumentation von Dienstjubiläen sowie Mitwirkung bei der Optimierung von Prozessen im Vorstandsbereich

Ihr Profil:

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung mit einschlägiger Zusatzqualifikation oder erfolgreich abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium im Studiengang Public Management, Betriebswirtschaft, Verwaltungswissenschaft, Wirtschaftsrecht oder ein vergleichbarer Studiengang
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Stabsstellen-, Referenten-, Gremien- oder Verwaltungsfunktion
• Nachgewiesene Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung wünschenswert
• Selbstständige und ergebnisorientierte Arbeitsweise sowie sehr gute organisatorische Fähigkeiten
• Flexibilität, Loyalität, Zuverlässigkeit, Verschwiegenheit, Konzentrationsfähigkeit
• Souveränes Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Hierarchieebenen und externen Ansprechpartnern
• Interesse an kommunalen, technischen und infrastrukturellen Aufgabenstellungen
• Gute Kenntnisse der DIN-Regel 5008
• Gute Umfangsformen gegenüber Stakeholdern
• Bereitschaft zur Teilnahme an Sitzungen außerhalb der üblichen Dienstzeiten
• Kommunikations-, Konflikt- und Teamfähigkeit
• Sehr gute EDV-Kenntnisse in MS-Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Erfahrung mit Veränderungsprozessen wünschenswert

Corporate Benefits

• Work-Life-Balance und Förderung der Vielfalt
• 30 Tage Urlaub/Jahr (basierend auf einer 5-Tage-Woche); ab 2027: 31 Tage/Jahre sowie ein Zeit-statt-Geld-Wahlmodell (Umwandlung der Jahressonderzahlung in bis zu drei zusätzliche Urlaubstage, Antragstellung in 2026, die zusätzlichen Urlaubstage können erst ab 2027 genommen werden)
• Zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester sowie arbeitsfrei an Rosenmontag*
• Dienstregelung für Brückentage
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch:
• Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeitmodell) bei einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39,00 Stunden (Tarifbeschäftigte) bzw. 41,00 Stunden (Beamtinnen und Beamte)*
• Freizeitausgleich für geleistete Überstunden
• Teilzeitbeschäftigung, sofern keine betrieblichen Gründe entgegenstehen
• Möglichkeit der mobilen Arbeit in abstimmbaren Umfang*
• Bis zu 10 Tage/Jahr Workation möglich*
• Einfache Wiedereingliederung nach längeren Abwesenheiten (z.B. Elternzeit)
• Sonderurlaub für besondere persönliche Anlässe gem. §29 TVöD
• Gleichberechtigung und Diversität - Vorurteilsfreies Arbeitsumfeld und vielfältige Beschäftigungsstruktur gilt ggf. nicht für gewerbliche Mitarbeitende Standort und Mobilität
• Standortattraktivität - Leverkusen als Großstadt mit günstiger Anbindung zu umliegenden Metropolen wie Köln und Düsseldorf
• Nachhaltige Mobilitätsangebote: Moderner Pool an Elektrofahrzeugen und E-Bikes für Dienstfahrten
• Kostenloses Deutschlandticket (nach Wahl)
• Kostenlose Parkplätze fan den Standorten Borsigstraße und Marie-Curie-Straße
• Jobrad (Dienstrad) zu günstigen Konditionen für dienstliche und private Nutzung (nach der Probezeit, gilt nicht für befristete Arbeitsverhältnisse) Personalentwicklung und Mitbestimmung Regelmäßige, bedarfsorientierte Fort- und Weiterbildungen Finanzielle und zeitliche Unterstützung bei berufsbegleitender Qualifizierung Digitale Lernangebote über die Plattform "cLEVer-Campus" Interdisziplinäre Projektarbeit und Raum für eigene Ideen Mitarbeiterveranstaltungen wie Sommerfest und Weihnachtsfeier Sicherheit und Vergütung Unbefristete Beschäftigung mit hoher Arbeitsplatzsicherheit Leistungsgerechte Bezahlung nach TVöD einschließlich jährlicher leistungsorientierter Bezahlung Jahressonderzahlung nach den geltenden tariflichen Bestimmungen (TVöD) Betriebliche Altersvorsorge sowie vermögenswirksame Leistungen Möglichkeit einer freiwilligen Zusatzversicherung bei der RZVK Ggf. Fachkräftezulage gemäß Fachkräfte-Richtlinie Zuschuss zu einer Bildschirmarbeitsplatzbrille Arbeitsatmosphäre und Zusatzangebote kostenfreie Tee- und Kaffee-Auswahl sowie Wasserspender Freizeitangebote am Arbeitsplatz (z.B. Tischkicker am Standort Borsigstraße, Dartscheibe im City-Turm) Gesundheit und weitere Zusatzleistungen Teilnahme am Firmenfitness-Netzwerk Wellpass (u. a. Prävention, Bewegung, Ernährung) Kostenloses Smartphone zur dienstlichen und privaten Nutzung (nach der Probezeit) Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet in Vollzeit zu besetzen. Eine Besetzung in Teilzeit ist unter Berücksichtigung dienstlicher Belange möglich. Bei der Besetzung mit Teilzeitkräften ist eine ganztägige Präsenz sicherzustellen. Sofern die entsprechenden persönlichen und tariflichen Voraussetzungen vorliegen, erfolgt die Eingruppierung – vorbehaltlich der Stellenbewertung – bis zur Entgeltgruppe 10 TVöD. Die Einstellung erfolgt im Arbeitsverhältnis zu den Bedingungen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD) – Besonderer Teil Verwaltung (BT-V). Die Stelle wird intern und extern ausgeschrieben. Bei Vorliegen der persönlichen und fachlichen Voraussetzungen werden interne Beschäftigte bevorzugt. Vielfalt verstehen wir als Bereicherung, Verpflichtung und Chance zugleich. Wir pflegen eine Unternehmenskultur, die von Offenheit, Respekt und Wertschätzung geprägt ist, und setzen uns aktiv für die Chancengleichheit aller Mitarbeitenden ein. Die individuellen Fähigkeiten und Potenziale unserer Kolleginnen und Kollegen schätzen wir sehr – durch die Anerkennung und Förderung von Vielfalt schaffen wir ein Umfeld, das persönliche Entwicklung und Entfaltung ermöglicht. Wir verfolgen das Ziel, den Anteil von Frauen in Führungspositionen sowie in bislang unterrepräsentierten Berufsfeldern gezielt zu erhöhen. Ebenso unterstützen wir – unabhängig vom Geschlecht – flexible Arbeitszeitmodelle, um die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben zu verbessern. Bewerberinnen und Bewerber mit Schwerbehinderung oder Gleichstellung werden bei gleicher Qualifikation im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben des SGB IX besonders berücksichtigt und gefördert. Mit Menschen und Technik leisten wir einen wichtigen Beitrag für die Infrastruktur in Leverkusen. Wir entwickeln uns stetig weiter und richten unseren Fokus auf nachhaltige Lösungen. Unterstützen Sie unser Team und bewerben Sie sich mit Ihren aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inkl. beigefügten Nachweisen für die gesuchte Qualifikation online über das Bewerberportal der Stadt Leverkusen. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an: Nazli Özdemir, Human Resources Tel.: 0214/406-6980 Mail: [email protected] Bei fachlichen Fragen wenden Sie sich bitte an: Wulf Riedel, Vorstand Tel.: 0214/406-6900 Mail: [email protected] Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung! Mit der Übersendung Ihrer Bewerbungsunterlagen willigen Sie ausdrücklich in die Verarbeitung der darin enthaltenen Daten zum Zwecke des Auswahlverfahrens für die vorliegende ausgeschriebene Stelle ein. Ihre Einwilligung kann von Ihnen jederzeit widerrufen werden. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich für dieses Auswahlverfahren und wird auf Grundlage von Art. 6 DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) vorgenommen. Dies schließt die Weitergabe an die Mitglieder/-innen der Auswahlkommission, die Personalverwaltung und den Personalrat im Rahmen ihrer organisatorischen bzw. gesetzlichen Zuständigkeit ein. Ihre Daten werden bis längstens sechs Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens gespeichert und anschließend gelöscht. Downloads Stellenanzeige downloaden Jetzt herunterladen!

Die Technischen Betriebe der Stadt Leverkusen (TBL) sind ein kommunalwirtschaftliches Unternehmen und eine hundertprozentige Tochter der Stadt Leverkusen. Als Anstalt des öffentlichen Rechts (AöR) besitzen die Technischen Betriebe den Charakter eines selbstständigen Verwaltungsträgers und betreiben als kommunaler Dienstleister unter anderem das Leverkusener Kanalnetz, die Brücken- und Ingenieurbauten sowie das Straßen- und Wegenetz als wichtige Bestandteile der städtischen Infrastruktur. Die regelmäßigen Überwachungen, Instandhaltungen sowie Erneuerungen und Umbauten dieser Bauwerke sind von besonderer Bedeutung. Weitere kommunale Dienstleistungen wie die Straßenreinigung, der Winterdienst sowie die Werkstattleistungen für öffentliche Einrichtungen (u.a. Feuerwehr, städtische Tochtergesellschaften) zählen ebenfalls zum Portfolio der Technischen Betriebe der Stadt Leverkusen AöR. Die Technischen Betriebe Leverkusen AöR suchen für den Stab des Vorstandes zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte, organisationsstarke und verantwortungsbewusste Persönlichkeit als: Vorstandsreferent/in mit Assistenzfunktion (m/w/d) Job-ID: TBL-üpl.(zukünftig 660.0000.040) | unbefristet | Vollzeit | vorbehaltlich der Stellenbewertung bis zur Entg.-Gr. 10 TVöD-VKA

Eine Änderung bzw. Anpassung der Aufgaben entsprechend des Qualifikations- und Kompetenzprofils der Bewerberinnen und Bewerber bleibt vorbehalten.

Um Ihre Qualifikation vollumfänglich bewerten zu können, benötigen wir bei ausländischen Studienabschlüssen einen Nachweis über die Gleichwertigkeit.