Assistent*in der Institutsleitung (m/w/d)

• Organisation und Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Tagesgeschäft der Institutsdirektion
• Administrative Aufgaben im Rahmen der Krankenversorgung und im Bereich Forschung und Lehre: Bearbeitung von Personalmaßnahmen wissenschaftliche und nichtwissenschaftliche Mitarbeiter sowie die Kontrolle von Drittmittelkonten
• Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Veranstaltungen und Geschäftsreisen
• Mitarbeit, eigenständige Koordination oder Übernahme von internen und abteilungsübergreifenden Projekten des Instituts
• Vorbereitung und Unterstützung bei der Planung von Lehrveranstaltungen, Koordination klinikinterner Fort- und Weiterbildungen
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben, selbstständige Erledigung der Korrespondenzen (Telefonannahme, Büroorganisation, Terminplanung, schriftliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache)
• Unterstützung bei der Erstellung von Arztbriefen, Zeugnissen sowie Schreiben nach Diktat
• Bestellwesen und Rechnungserstellung

Ihr Profil:

• Eine abgeschlossene Ausbildung im Gesundheitssektor, vorzugsweise im Krankenhaus, ist zwingend erforderlich: z.B. Medizinische*r Fachangestellte*r, Kauffrau/Kaufmann im Gesundheitswesen oder eine mehrjährige Tätigkeit in vergleichbarer Stellung
• Eine selbständige, sorgfältige sowie strukturierte Arbeitsweise, ein loyales Verhalten und eine hohe Leistungsbereitschaft sowie Diskretion
• Souveränität und Verbindlichkeit im persönlichen Kontakt und am Telefon
• Dienstleistungsorientiertes Handeln und diplomatisches Geschick
• freundliches Auftreten, ausgeprägtes Kommunikations- und Organisationstalent
• Formulierungssicherheit, gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse der deutschen Sprache sowie gute Englischkenntnisse
• sicherer Umgang in moderner Datenverarbeitung (MS Office, MS Outlook, ORBIS-MED)
• Flexibilität und Belastbarkeit
• Freude an eigenständigem und verantwortungsvollem Arbeiten

• Verantwortungsvoll und vielseitig: ein Arbeitsplatz mit großem Gestaltungsspielraum in einem kollegialen Team
• Flexible Arbeitszeitgestaltung: flexible Arbeitszeitmodelle und Gleitzeit
• Bezahlung nach TV-L: Tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge
• Flexibel für Familien: Möglichkeit auf einen Platz in der Betriebskindertagesstätte und Angebote für Elternzeitrückkehrer
• Clever zur Arbeit: Gute Anbindung an das SWB-Netz
• Geförderte Fortbildung: Individuelle Entwicklungschancen durch Kurse, E-Learning und Coachings
• Start mit System: Strukturiertes Onboarding
• Gesund am Arbeitsplatz: Zahlreiche Angebote der Gesundheitsförderung, kostenlose Mitgliedschaft im UKB-Fitnessstudio
• Arbeitgeberleistungen: Vergünstigte Angebote für Mitarbeiter*innen (Corporate Benefits)
• Veranstaltungen und Vorteile: Möglichkeit der Teilnahme an Pflegekongressen & Messen im Inland, subventionierte Event- und Theaterkarten

Wir setzen uns für Diversität und Chancengleichheit ein. Unser Ziel ist es, den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, zu erhöhen und deren Karrieren besonders zu fördern. Wir fordern deshalb einschlägig qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt. Die Bewerbung geeigneter Menschen mit nachgewiesener Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen ist besonders willkommen.