Assistenz der Geschäftsführung - Office Management (m/w/d)

Sie unterstützen und entlasten die Geschäftsführung professionell im operativen und administrativen Tagesgeschäft und stellen einen reibungslosen Ablauf sicher. Sie koordinieren Termine, Besprechungen, Veranstaltungen und Geschäftsreisen eigenständig und übernehmen deren Vor- und Nachbereitung, einschließlich Buchungen und Reiseunterlagen. Sie erstellen und bereiten Präsentationen, Auswertungen, Unterlagen und Entscheidungsvorlagen professionell auf und übernehmen Recherchen sowie organisatorische Aufgaben in Projekten. Sie übernehmen Aufgaben im Office Management, entwickeln interne Vorlagen und Dokumentationen weiter und sorgen für effiziente organisatorische Abläufe. Sie verantworten die Barkassenführung und -abrechnung, koordinieren externe Dienstleister und fungieren als zentrale organisatorische Schnittstelle.

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Industriekauffrau/Industriekaufmann oder Fremdsprachenkorrespondent/in (m/w/d), alternativ ein abgeschlossenes Studium, z. B. in Betriebswirtschaftslehre, Wirtschaftsmanagement oder einem vergleichbar, sowie einschlägige Berufserfahrung
• Erfahrung in der Assistenz einer Geschäftsführung, eines Vorstands oder in einer vergleichbaren Funktion und Freude an vielseitigen, verantwortungsvollen Aufgaben
• Einen sicheren und routinierten Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte, selbstständige, zuverlässige und flexible Arbeitsweise
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und professionelles Auftreten sowie sehr gute Kommunikationsfähigkeit und ein freundliches, serviceorientiertes Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern

Ihre Vorteile:

• Sicherer Arbeitsplatz & tarifliche Vergütung: Eine langfristige Perspektive in einer nachhaltigen und krisensicheren Branche, eine Vergütung nach TVöD-VKA (bei entsprechender Qualifikation Entgeltgruppe 6–7) sowie eine betriebliche Altersvorsorge über die ZVK der Stadt Köln
• Erholung & Work-Life-Balance: 30 Tage Urlaub, ab 2027 31 Tage, für ausreichend Zeit zur Erholung und persönlichen Ausgleich
• Weiterentwicklung: Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten für Ihre fachliche und persönliche Weiterentwicklung
• Mobilität: Gute Verkehrsanbindung über A1 und A61, ein kostenloses Deutschlandticket sowie Fahrrad-Leasing
• Gesundheit & attraktive Extras: Firmensportangebote, eine vergünstigte Mitgliedschaft bei Urban Sports Club sowie eine Corporate-Benefits-Plattform mit attraktiven Mitarbeiterrabatten und Sonderkonditionen