Office Manager / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Als zentrale Anlaufstelle im Office Management gestaltest du den reibungslosen Ablauf unseres Unternehmensalltags aktiv mit und unterstützt die Geschäftsführung bei den täglichen administrativen Aufgaben.

• Empfang & Kommunikation: Du bist die erste Anlaufstelle für Kolleg:innen, externe Partner und Besucher.
• Besuchermanagement & Verpflegung: Du bereitest Meetingräume an unseren Standorten vor und nach – von der einfachen Besprechung bis hin zur kulinarischen Vollverpflegung.
• Reise- & Fuhrparkmanagement: Du steuerst den Dienstreiseprozess über unser Ticketsystem, verwaltest unsere Firmenwagenflotte im direkten Kontakt mit dem Autohaus, der Versicherung und dem Tankkarten-Service.
• Post & Korrespondenz: Du bearbeitest den Posteingang, leitest Vorgänge den richtigen Abteilungen und Ansprechpartnern weiter und koordinierst die abteilungsübergreifende Bearbeitung. Darüber hinaus erstellst und überarbeitest du Texte – auch für die Geschäftsführung.
• Mitarbeiter-Benefits: Du organisierst die monatliche Bestellung der Gutscheine (Esso, Citti Park), pflegst du Ausgabelisten und verwaltest Zu- und Abgänge.
• Compliance: Du betreust unser Whistleblower-Postfach und bearbeitest eingehende Meldungen gemäß den geltenden Datenschutz- und Rechtsvorschriften.
• Abteilungsübergreifende Unterstützung: Du unterstützt bei Bedarf weitere Abteilungen und in Abstimmung deiner Kernaufgaben weitere Abteilungen bei organisatorischen und administrativen Aufgaben und trägst zu einer reibungslosen Zusammenarbeit im Unternehmen bei.

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder einer vergleichbaren Rolle
• Organisationstalent, Eigeninitiative und eine strukturierte Arbeitsweise
• Souveränes, freundliches Auftreten – auch in stressigen Situationen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit Ticket- und Zugangssystemen ist ein Plus
• Diskretion und Zuverlässigkeit, insbesondere im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Führerschein Klasse B und Bereitschaft, zwischen den Standorten Flintbek und Moorsee zu pendeln

Was wir bieten

• Vollzeit/Teilzeit – Flintbek
• Standort Flintbek
• Moderne Personalführung als entscheidender Bestandteil unserer Unternehmensphilosophie
• Sicherheit und die Möglichkeit, mit dem Unternehmen zu wachsen
• Freiraum und Platz für eigene Ideen
• Weiterentwicklungsmöglichkeiten für deine persönliche und professionelle Entfaltung
• Ein dynamisches und motiviertes Team, in dem jeder ein wichtiger Bestandteil unseres Erfolgs ist und entsprechend wertgeschätzt wird
• Betriebliche Altersvorsorge
• 30 Tage Urlaub
• Bikeleasing