Office-Manager im Baugewerbe (w/m/d) in Teilzeit

Als Office-Manager übernehmen Sie eine zentrale organisatorische Funktion in unserem Unternehmen. Sie sind die Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Auftraggebern und unseren Vorarbeitern auf den Baustellen und sorgen dafür, dass Informationen, Termine und Unterlagen zuverlässig und strukturiert bearbeitet werden.

• Selbstständige Bearbeitung der allgemeinen E-Mail-Korrespondenz mit Kunden, Auftraggebern, Geschäftspartnern und Mitarbeitern
• Erstellung und Versand von Rechnungen sowie Überwachung der entsprechenden Abrechnungsunterlagen
• Regelmäßige Prüfung und Bearbeitung des Rechnungseingangs
• Vorbereitung und Erstellung der Lohnabrechnungen bzw. Lohndaten in Zusammenarbeit mit dem zuständigen Steuerbüro
• Organisation und Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
• Zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Auftraggebern, Geschäftsführung und Vorarbeitern
• Regelmäßiger telefonischer Austausch mit unseren Vorarbeitern auf den Baustellen
• Tägliche Erfassung und Dokumentation des Baustellenverlaufs anhand der Gespräche mit den Vorarbeitern
• Nachhalten von offenen Punkten, Aufgaben, Terminen und Rückmeldungen
• Teilnahme an Verhandlungs- und Abstimmungsgesprächen mit Auftraggebern
• Erstellung von Besprechungs- und Verhandlungsprotokollen
• Aufbereitung und strukturierte Ablage wichtiger Informationen und Dokumente
• Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und kaufmännischen Aufgaben
• Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen
• Allgemeine Büroorganisation und administrative Tätigkeiten

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im kaufmännischen oder administrativen Bereich, idealerweise im Bau- oder Handwerksbereich
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer und professioneller Umgang mit E-Mail, MS Office und digitalen Kommunikationsmitteln
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
• Sicheres und freundliches Auftreten gegenüber Kunden, Auftraggebern und Mitarbeitern
• Fähigkeit, auch bei mehreren parallel laufenden Aufgaben den Überblick zu behalten
• Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Gute Kommunikationsfähigkeit und Freude am täglichen Austausch mit unterschiedlichen Ansprechpartnern
• Selbstständige Arbeitsweise und die Fähigkeit, Aufgaben konsequent nachzuverfolgen
• Sicheres und genaues Formulieren von E-Mails und geschäftlicher Korrespondenz
• Bereitschaft, bei Besprechungen und Verhandlungen aufmerksam mitzuschreiben und die wesentlichen Vereinbarungen präzise zu dokumentieren

Wir bieten

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Position mit direktem Einblick in die Unternehmensabläufe
• Einen Arbeitsplatz mit kurzen Entscheidungswegen und direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit eigenständigem Verantwortungsbereich
• Eine langfristige Perspektive in einem wachsenden Unternehmen
• Ein kollegiales und wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Leistungsgerechte Vergütung Arbeitsort Rüsselsheim am Main Beschäftigungsart Teilzeit nach Absprache Beginn Zum nächstmöglichen Zeitpunkt