Referent / Assistenz der Geschäftsführung mit Entwicklungsperspektive | Organisations- & Office Management | Schnittstellenfunktion [m/w/d]

Unterstützung der Geschäftsführung bei sämtlichen organisatorischen, administrativen und operativen Aufgaben im Tagesgeschäft.

• Planung, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen, Veranstaltungen und internen Abstimmungen.
• Ansprechpartner für Mitglieder, Behörden, Kommunen, Dienstleister und weitere externe Partner sowie zentrale Schnittstelle für sämtliche organisatorischen Themen.
• Erstellung, Pflege und Verwaltung von Dokumentationen, Protokollen, Auswertungen, Präsentationen und allgemeiner Korrespondenz.
• Eigenständige Übernahme organisatorischer Projekte sowie aktive Weiterentwicklung interner Abläufe, Verwaltungsprozesse und bestehender Strukturen.
• Unterstützung bei Kommunikation, Außendarstellung sowie weiteren bereichsübergreifenden Aufgaben rund um die Organisation.
• Langfristige Übernahme zusätzlicher Verantwortung entsprechend Ihrer persönlichen Entwicklung.

Sie verfügen über eine kaufmännische oder technische Ausbildung und bringen idealerweise Erfahrung aus Verbänden, der Verwaltung, der Landwirtschaft, dem Garten- und Landschaftsbau oder einem vergleichbaren Umfeld mit.

• Alternativ konnten Sie bereits Erfahrung in einem Bauunternehmen, im Infrastrukturumfeld oder bei einem technischen Dienstleistungsunternehmen sammeln und sind mit der Koordination vielfältiger externer Schnittstellen vertraut.
• Organisation liegt Ihnen. Sie behalten auch bei vielen parallelen Themen den Überblick, setzen Prioritäten und sorgen dafür, dass Aufgaben zuverlässig koordiniert und umgesetzt werden. Sie verstehen schnell, worauf es ankommt, und arbeiten sich gerne in neue Themenfelder ein.
• Der Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartnern fällt Ihnen leicht. Sie kommunizieren sicher und verbindlich, egal ob mit Geschäftsführung, Behörden, Mitgliedern, Dienstleistern oder externen Partnern.
• Administrative Aufgaben wie Korrespondenz, Dokumentationen, Protokolle, Terminplanung oder allgemeine Verwaltungsaufgaben gehören für Sie selbstverständlich dazu und werden von Ihnen zuverlässig bearbeitet.
• Sie denken mit, handeln eigenverantwortlich, packen pragmatisch an und haben Interesse daran, langfristig Verantwortung zu übernehmen und Dinge aktiv mitzugestalten.

Was Sie bei unserem Mandanten erwartet

Diese Position geht deutlich über eine klassische Assistenzfunktion hinaus. Sie arbeiten direkt mit der Geschäftsführung bzw. dem Vorstand zusammen, koordinieren unterschiedlichste Themen, behalten den Überblick und sorgen dafür, dass im Hintergrund alles zusammenläuft.

• Sie übernehmen Verantwortung, bringen eigene Ideen ein und gestalten Strukturen und Prozesse aktiv mit. Dabei erwarten Sie kurze Entscheidungswege, ein stabiles Umfeld und eine langfristige Perspektive mit Entwicklungsmöglichkeiten.
• Besonders macht die Aufgabe das Umfeld selbst. Sie arbeiten in einer Organisation, die Nachhaltigkeit nicht nur auf der Website stehen hat, sondern mit ihrer täglichen Arbeit einen konkreten Beitrag für die Zukunft leistet. Am besten machen Sie sich selbst ein Bild. Im persönlichen Gespräch erzählen wir Ihnen gerne mehr über das Team, die Aufgabe – und warum sich die Mitarbeiter hier langfristig wohlfühlen.
• Sie berichten direkt an den Geschäftsführer bzw. den Vorstand. Ihr Wohnort sollte möglichst in Rheinland-Pfalz (bspw. Ludwigshafen, Frankenthal, Mutterstadt, Speyer, Worms, Kaiserslautern), in Baden-Württemberg (bspw. Mannheim, Heidelberg, Karlsruhe, Stuttgart) oder in Hessen (bspw. Frankfurt, Darmstadt, Viernheim, Bensheim) liegen. Alternativ wäre ggf. auch ein Standort in Bayern nahe Rosenheim möglich.