Stabsstelle Office-Management (m/w/d) in TZ/ VZ

• Die kaufmännische Administration eigenständig organisieren: Sie bearbeiten und prüfen Daten und Unterlagen in unserer spezialisierten Software und stellen eine vollständige, korrekte und termingerechte Bearbeitung sicher.
• Entscheidungsgrundlagen schaffen: Sie erstellen aussagekräftige Auswertungen, erkennen Unstimmigkeiten und klären offene Fragen.
• Die Teamleitung wirksam entlasten: Sie behalten Fristen und offene Themen im Blick, setzen Prioritäten und bringen die übernommenen Aufgaben selbstständig zum Abschluss.
• Abläufe weiterentwickeln: Sie erkennen Verbesserungspotenziale und entwickeln gemeinsam mit der Teamleitung praktikable Lösungen für den Arbeitsalltag.
• In der Disposition Verantwortung übernehmen: Sie vertreten bei Bedarf die Disposition bei der Einsatzplanung für rund 150 Mitarbeitende.
• Verbindlich kommunizieren: Sie bearbeiten die Korrespondenz und sorgen für einen zuverlässigen Informationsfluss zwischen den Beteiligten.

• Sie haben ein betriebswirtschaftliches Studium erfolgreich abgeschlossen oder bringen eine vergleichbare Qualifikation mit, verfügen über Erfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion.
• Idealerweise kennen Sie die Arbeit an der Schnittstelle zwischen Buchhaltung und Controlling und gehen sicher mit Zahlen und Auswertungen um.
• Sie arbeiten sicher in bestehenden Excel-Tabellen, verstehen deren Aufbau und Formellogik und achten darauf, vorhandene Formeln und Strukturen zu erhalten. Auch Outlook und Word nutzen Sie routiniert.
• Idealerweise können Sie mit Funktionen wie WENN und XVERWEIS eigene Tabellen und Arbeitshilfen entwickeln. In neue Software finden Sie sich zügig ein.
• Sie organisieren Ihren Aufgabenbereich selbstständig, erkennen Handlungsbedarf und setzen die richtigen Prioritäten – auch wenn mehrere Themen gleichzeitig anstehen.
• Sie arbeiten sorgfältig und zuverlässig und behalten Aufgaben bis zum Abschluss im Blick.
• Sie kommunizieren freundlich, klar und verbindlich – im Team ebenso wie in Service- und Kundengesprächen.

Unser Angebot – ein verlässlicher Rahmen für Ihre Arbeit

• Ein sicherer Arbeitsplatz mit sinnstiftenden und abwechslungsreichen Aufgaben
• Geregelte Arbeitszeiten und 30 Tage Urlaub
• Weiterbildungen und ein Fitnesszuschuss
• Wertschätzung für Ihre Arbeit und Ihren Beitrag zum gemeinsamen Erfolg
• Betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen