Unit-Assistenz (w/m/d)

Freuen Sie sich auf abwechslungsreiche Aufgaben mit viel Gestaltungsspielraum:

• Fachliche Teamleitung
• Fachliche Führung und Kapazitätssteuerung eines Unit-Assistenzteams – mit Entwicklungsperspektive in Richtung disziplinarischer Führungsverantwortung
• Sicherung der Servicequalität sowie Optimierung von Standards und Prozessen im Team
• Onboarding neuer Teammitglieder, Förderung des internen Wissenstransfers und aktive Mitwirkung bei der Personalauswahl im eigenen Verantwortungsbereich
• Erste Eskalationsinstanz für administrative, organisatorische und personelle Belange – als Vorbereitung auf perspektivisch disziplinarische Führungsaufgaben
• Office- und Gremienmanagement
• Vorausschauendes, proaktives Termin-, Reise- und Kalendermanagement für die Leitung
• Organisation, Vor-/Nachbereitung und Protokollierung von Leitungsrunden und Managementformaten
• Konsequentes Task-Tracking (Nachverfolgung von Beschlüssen und To-dos)
• Bereitstellung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen, Reports und Dashboards
• Schnittstellen- und Wissensmanagement
• Zentrale Drehscheibe für das Leitungsteam sowie für interne und externe Stakeholder
• Steuerung des On- und Offboarding-Prozesses der Unit-Mitarbeitenden
• Strukturierung und Pflege digitaler Ablagesysteme und Wissensdatenbanken
• Kommunikation und Events
• Konzeptionelle Mitwirkung bei internen und externen Kommunikationsmaßnahmen sowie Koordinierung redaktioneller Inhalte
• Strukturierte Organisation, Ablaufplanung und Nachbereitung von internen Unit-Formaten, Workshops und Klausuren

Für Ihren erfolgreichen Einstieg bei uns verfügen Sie über: Erfahrung und Qualifikation

• Kaufmännische Ausbildung oder Studium sowie mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Teamassistenz oder im Office Management, idealerweise im dynamischen Unternehmens- oder Beratungsumfeld
• Führungs- und Organisationstalent: Erste Erfahrung in der fachlichen Koordination von Teams sowie ausgeprägtes Organisationsgeschick; Bereitschaft und Motivation, diese Rolle mittelfristig um disziplinarische Personalverantwortung zu erweitern
• Erprobt in der Koordination komplexer Prozesse und im sicheren Umgang mit der Leitungsebene sowie mit internen und externen Partnern Persönlichkeit und Arbeitsweise
• Hochgradig strukturiert, proaktiv, diskret und absolut zuverlässig, auch bei hohem Arbeitsaufkommen
• Kommunikationsstark und eine ausgeprägte Serviceorientierung sowie echte Freude an der Zusammenarbeit auf allen Ebenen
• Ausgeprägte Prozess- und Strukturorientierung bei der täglichen Arbeit Digitale Kompetenzen
• Expertenwissen in MS Office, etwa in fortgeschrittener Datenaufbereitung in Excel und im professionellen Layouting in PowerPoint und idealerweise routinierter Umgang mit digitalen Tools (MS Teams, SharePoint) Kommunikation
• Sehr gute Deutschkenntnisse (Niveau C1) in Wort und Schrift sind erforderlich, da für die Tätigkeit eine sichere und präzise interne sowie externe Kommunikation mit unterschiedlichen Beteiligten gewährleistet sein muss
• Professionelles, souveränes Verhalten und ein treffsicherer Kommunikationsstil Unsere Benefits Unseren Mitarbeitenden bieten wir:

• flexible Arbeitszeiten und Arbeitszeitmodelle zur besseren Vereinbarkeit von Freizeit und Beruf,
• modern ausgestattete Arbeitsplätze mit Möglichkeiten für mobiles Arbeiten,
• 30 Urlaubstage im Jahr plus Heiligabend und Silvester arbeitsfrei,
• eine transparente, leistungsorientierte und faire Vergütung basierend auf Gehaltsbändern und einer prozentualen Tantieme sowie eine attraktive betriebliche Altersvorsorge,
• ein strukturiertes und umfassendes Onboarding (u.a. Buddy-Programm),
• passgenaue persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten, Unterstützung bei beruflichen, privaten oder gesundheitlichen Fragestellungen durch Mental Health Coaching,
• Zuschuss zum ÖPNV und die Option auf ein vergünstigtes Fahrradleasing mit JobRad,
• regelmäßige Teamevents, zahlreiche Sportangebote durch vergünstigte Konditionen bei Urban Sports Club … und noch vieles mehr!

Als Unit-Assistenz (w/m/d) halten Sie einer oder mehreren unserer Units organisatorisch den Rücken frei. Sie arbeiten eng mit der Unit-Leitung sowie den Partner:innen zusammen und steuern das operative Tagesgeschäft.