Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d)

Aufgaben

Als Assistenz der Geschäftsführung bist du eine zentrale organisatorische Schnittstelle rund um den CEO. Zu deinen Aufgaben gehören insbesondere:

• Organisation und Koordination von Terminen und Kalendern
• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings und Gesprächen
• Nachhalten von Aufgaben, Fristen und offenen Vorgängen
• Koordination und Priorisierung eingehender Themen
• Vorbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Briefings
• professionelle Bearbeitung von Korrespondenz
• Kommunikation mit Mitarbeitenden, Geschäftspartnern, Kanzleien, Beratern, Agenturen und weiteren externen Ansprechpartnern
• Organisation und Vorbereitung von Geschäftsreisen
• Unterstützung bei internen organisatorischen und administrativen Themen
• Ablage, Dokumentation und strukturierte Aufbereitung wichtiger Informationen
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Managemententscheidungen
• Begleitung ausgewählter Projekte der Geschäftsführung
• Je nach Erfahrung und Interesse kannst du zusätzlich Verantwortung für eigene Projekte und Themen innerhalb des CEO Office übernehmen.

Was uns besonders wichtig ist

Wir suchen vor allem eine Person, die mitdenkt und zuverlässig organisiert. Du solltest nicht darauf warten müssen, dass jeder einzelne Arbeitsschritt vorgegeben wird, sondern selbst erkennen:

• Was muss als Nächstes passieren?
• Welche Information fehlt noch?
• Welche Frist läuft?
• Wer muss eingebunden werden?
• Wo muss nachgefasst werden?
• Was sollte der Geschäftsführer vor einem Termin wissen?

Du behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig laufen, und hast Freude daran, Ordnung und Struktur in einen dynamischen Arbeitsalltag zu bringen.

Qualifikation

• erste Berufserfahrung in einer Assistenz-, Office-, Projektmanagement- oder vergleichbaren Funktion
• sehr gute Organisations- und Priorisierungsfähigkeit
• selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikation
• professionelles und freundliches Auftreten
• Diskretion und ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• sehr gute Deutschkenntnisse
• gute bis sehr gute Englischkenntnisse
• sicherer Umgang mit Microsoft 365 und digitalen Arbeitsmitteln
• die Fähigkeit, dich schnell in neue Themen einzuarbeiten
• Ein Studium ist keine Voraussetzung.
• Auch Bewerberinnen und Bewerber mit einer kaufmännischen Ausbildung, Erfahrung als Teamassistenz, Managementassistenz, Office Manager, Projektassistenz oder persönlicher Assistenz sind ausdrücklich willkommen.
• Erfahrung im Gaming- oder eSport-Bereich ist ebenfalls keine Voraussetzung.

Die Position passt zu dir, wenn … …

• du gerne organisierst und anderen den Rücken freihältst. …
• du auch bei vielen parallelen Themen den Überblick behältst. …
• du lieber selbst nach einer Lösung suchst, als auf detaillierte Anweisungen zu warten. …
• du professionell mit vertraulichen Informationen umgehen kannst. …
• du Lust auf eine Position mit direktem Zugang zur Geschäftsführung und viel Entwicklungspotenzial hast.

• Direkte Zusammenarbeit mit dem CEO Du arbeitest unmittelbar mit der Geschäftsführung zusammen und bist eng in wichtige organisatorische und unternehmerische Themen eingebunden.
• Viel Verantwortung Du erhältst von Anfang an einen eigenen Verantwortungsbereich und kannst Arbeitsabläufe aktiv mitgestalten.
• Abwechslungsreiche Aufgaben Bei uns besteht der Arbeitsalltag nicht nur aus Terminverwaltung. Du arbeitest an organisatorischen, administrativen und projektbezogenen Themen und bekommst Einblick in viele unterschiedliche Unternehmensbereiche.
• Kurze Entscheidungswege Du arbeitest direkt mit dem CEO und relevanten Ansprechpartnern zusammen. Entscheidungen können deshalb schnell getroffen und umgesetzt werden.
• Entwicklungsmöglichkeiten Wenn du dich fachlich und persönlich weiterentwickeln möchtest, kannst du perspektivisch zusätzliche Verantwortung im CEO Office, Business Operations oder Projektmanagement übernehmen.
• Wachsendes Unternehmen InkuPlay befindet sich in einer spannenden Aufbau- und Wachstumsphase. Du kannst Strukturen nicht nur verwalten, sondern aktiv dabei helfen, sie aufzubauen und zu verbessern.