Assistenz der Geschäftsleitung mit Buchhaltung & Personal (m/w/d)

Deine Rolle Du siehst, was erledigt werden muss, und packst es an? Du arbeitest sorgfältig, denkst mit und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Dinge gleichzeitig anstehen? Du hältst Fristen ein und sorgst dafür, dass im Büro die Dinge laufen. Dabei hältst du der Geschäftsleitung den Rücken frei und gestaltest unser Wachstum aktiv mit.

• Vorbereitende Buchhaltung: Eingangsrechnungen und Belege prüfen, zuordnen und digital ablegen. Unterlagen für unseren Steuerberater zusammenstellen und Rückfragen klären. ✓
• Zahlungsverkehr & Mahnwesen: Zahlungseingänge und offene Rechnungen überwachen, das Mahnwesen betreuen und Zahlungen zur Freigabe durch die Geschäftsleitung vorbereiten. ✓
• Personalverwaltung & Lohnvorbereitung: Personalakten pflegen, Urlaubszeiten und Fehlzeiten erfassen sowie Unterlagen für die monatliche Lohnabrechnung zusammenstellen. ✓
• HR & Recruiting: Bewerbungen bearbeiten, Vorstellungsgespräche koordinieren und Ein- und Austritte begleiten. Arbeitsverträge und Zeugnisse nach Vorlage und in Abstimmung mit der Geschäftsleitung vorbereiten. ✓
• Entlastung der Geschäftsleitung: Administrative Aufgaben im Tagesgeschäft übernehmen, Termine und Fristen koordinieren sowie den Schriftverkehr mit Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und Bewerbern führen. ✓
• Zentrale Schnittstelle: Die Kommunikation zwischen Geschäftsleitung, Werkstatt, Verwaltung und externen Partnern koordinieren und offene Vorgänge selbstständig nachverfolgen. ✓
• Organisation & Diskretion: Büroabläufe verbessern, für eine übersichtliche Ablage sorgen und vertraulich mit sensiblen Unternehmens- und Personaldaten umgehen. Die laufende Buchhaltung und die Lohnabrechnung übernimmt unser Steuerberater. Du sorgst für eine vollständige, zuverlässige und termingerechte Vorbereitung. Dein Profil ✓

• Kaufmännische Erfahrung: Du bringst mindestens drei Jahre relevante Berufserfahrung in der Verwaltung, Buchhaltung oder Assistenz mit. Eine kaufmännische Ausbildung ist von Vorteil. Auch Bewerber aus anderen Branchen sind willkommen. ✓
• Fachkenntnisse: Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung setzen wir voraus. Kenntnisse in der Personalverwaltung sind ein Plus. ✓
• IT-Kenntnisse: Du gehst sicher mit MS Office um und bist offen für digitale Anwendungen. ✓
• Selbstständige Arbeitsweise: Du erkennst, was zu tun ist, setzt Prioritäten und behältst Aufgaben und Fristen im Blick. Du denkst voraus und bringst Aufgaben sorgfältig zu Ende. ✓
• Kommunikation & Diskretion: Du kommunizierst freundlich und verbindlich, verfügst über gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und gehst verantwortungsbewusst mit vertraulichen Informationen um. Du musst nicht alles können. Aber du solltest bereit sein, dich einzuarbeiten und Verantwortung für deine Aufgaben zu übernehmen.

Warum Mitarbeiter zu uns wechseln Dich erwartet ein familiäres Team, in dem wir uns gegenseitig unterstützen und ein persönliches, vertrauensvolles Miteinander pflegen. Wir geben dir den Freiraum, deinen Aufgabenbereich eigenverantwortlich zu organisieren und Entscheidungen zu treffen. Deine Vorschläge finden Gehör und du kannst die Entwicklung unserer Verwaltung aktiv mitgestalten. Geregelte Arbeitszeiten sorgen dafür, dass auch dein Privatleben seinen festen Platz hat. Wenn du einen Arbeitsplatz suchst, an den du gerne kommst, an dem du dich wohlfühlst und Verantwortung übernehmen kannst, bist du bei uns herzlich willkommen. Deine Benefits bei VS ✓

• Unbefristeter Arbeitsplatz & faire Bezahlung: Langfristige Perspektive, pünktliches Gehalt und ein zusätzlicher Leistungsbonus. ✓
• Geregelte Arbeitszeiten: Planbarer Feierabend und Freizeitausgleich für erfasste Überstunden. ✓
• Familiäres Team: Persönlicher Umgang, gegenseitige Unterstützung und echtes Vertrauen. ✓
• Eigenverantwortung & Gestaltungsspielraum: Du organisierst deinen Bereich selbstständig, bringst Ideen ein und gestaltest unsere Abläufe mit. ✓
• Strukturierte Einarbeitung: Du lernst unsere Abläufe, Systeme und Ansprechpartner Schritt für Schritt kennen. ✓
• Moderner Büroarbeitsplatz: Zeitgemäße Ausstattung, digitale Anwendungen und kostenlose Getränke. ✓
• Weiterbildung & Entwicklung: Wir unterstützen dich mit passenden Weiterbildungen und Möglichkeiten, mit deinen Aufgaben zu wachsen. ✓
• Abwechslungsreiche Aufgaben: Ein vielseitiger Arbeitsalltag in Verwaltung, vorbereitender Buchhaltung und Personal. ✓
• Dein Gehalt richtet sich nach deinem vereinbarten Stundenumfang und deiner Berufserfahrung. Deine Aufgaben ✓