Office Manager:in (m/w/d) | Teilzeit 20 h

Aufgaben

• Du unterstützt unser Management, und zwar auf Augenhöhe
• Du arbeitest eng mit Geschäftsführung und unseren Tribe Leads zusammen und entlastest sie im Tagesgeschäft, organisatorisch wie administrativ.
• Du koordinierst Termine und Meetings und planst Geschäfts- und Kundenreisen von der Buchung bis zum letzten Detail.
• Du kümmerst dich um buchhaltungsnahe Themen wie Rechnungen, Belege und Kreditkartenabrechnungen und unterstützt bei weiteren Finanzthemen.
• Du übernimmst eigenständig Projekte und bringst Ideen ein, z. B. wie wir interne Abläufe smarter gestalten können. Du bist das Herz unseres Büros
• Du hältst den Office-Alltag am Laufen: Post, Ablage, Telefonzentrale und die gesamte Büroinfrastruktur liegen in deinen Händen.
• Du bist die erste Ansprechperson für unsere Mitarbeitenden bei allen organisatorischen Fragen und hast für jedes Anliegen ein offenes Ohr.
• Du planst und organisierst interne und externe Veranstaltungen und Firmenevents, die in Erinnerung bleiben.
• Du sorgst dafür, dass Büroausstattung und Material immer da sind, wenn sie gebraucht werden.
• Du steuerst externe Dienstleister, bist Ansprechpartnerin für unseren Vermieter und betreust Verträge rund um Mobilfunk, Versicherungen und Energie.
• Du pflegst unser CRM-System Microsoft Dynamics, insbesondere Kontakte, Marketinglisten und Eventeinladungen.
• Du unterstützt organisatorisch bei Datenschutz und Arbeitssicherheit.
• Echte Verantwortung: Du gestaltest deinen Bereich selbst, bringst eigene Ideen ein und treibst Themen eigenständig voran.
• Direkter Draht zur Geschäftsführung:

Qualifikation

• Das bringst du mit
• Eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung im Assistenz- oder Office-Management
• Organisationstalent und eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise, auch wenn mehrere Themen gleichzeitig auf dich zukommen
• Eigeninitiative und Hands-on-Mentalität: Du siehst, was zu tun ist, und packst es an, ohne auf Anweisungen zu warten
• Diskretion und Fingerspitzengefühl im Umgang mit vertraulichen Themen
• Lust, Verantwortung zu übernehmen und Dinge voranzutreiben
• Ein freundliches, souveränes Auftreten und Freude am Umgang mit Menschen
• Sicheren Umgang mit Microsoft 365; Erfahrung mit einem CRM-System ist ein Plus

Wir bieten

• Flache Hierarchien, kurze Wege und direkte Kommunikation, ohne Umwege.
• Abwechslung statt Routine: Kein Tag ist wie der andere, von der Reiseplanung bis zum Firmenevent.
• Flexibilität: Flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit zur mobilen Arbeit (nach Absprache). Bei uns ist Work-Life-Balance kein leeres Versprechen.
• Ein starkes Miteinander: Statt starrer Teamgrenzen arbeiten wir übergreifend zusammen und feiern gemeinsame Erfolge bei regelmäßigen Events.
• Arbeitsplatz mit Aussicht: Ein modernes Büro direkt an der Elbe mit Blick aufs Wasser und High-Tech-Ausstattung.
• Benefits on top: Getränke, Obst und Süßigkeiten, ein steuerfreier Sachbezug, Firmenfitness und Bike Leasing.

In dieser Rolle bist du rechte Hand unserer Geschäftsführung und unserer Tribe Leads und zugleich die gute Seele unseres Büros. Du sorgst dafür, dass im Hintergrund alles rundläuft, damit sich unser Team auf seine Arbeit konzentrieren kann. Du bist erste Anlaufstelle, Organisationstalent und Impulsgeberin in einem. Kurz gesagt: Ohne dich läuft hier nichts.