Personal Assistant (m/w/d) - (PA) des Geschäftsführers

Ihre Aufgaben ●

• Organisation & Lifestyle-Management: Sie übernehmen das proaktive Kalender- und Terminmanagement für geschäftliche sowie private Belange und erledigen persönliche Besorgungen für den Geschäftsführer. ●
• Reise- & Auslagenmanagement: Sie planen, buchen und rechnen komplexe nationale wie internationale Reisen ab (inklusive Visa, Transfer, Hotels und Agenda). ●
• Kommunikation & E-Mail-Screening: Sie sichten, priorisieren und beantworten selbstständig geschäftliche und private E-Mails und fungieren als professionelle Schnittstelle zu Kunden, Partnern und dem Team. ●
• Meetingmanagement: Sie verantworten die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen inklusive Agenden-Erstellung und Protokollführung. ●
• Dokumenten- & Vertragsmanagement: Sie sichten Verträge, überwachen Fristen zuverlässig und pflegen die digitale sowie physische Ablage aller Unternehmens- und Privatdokumente. ●
• Recherche & Sonderprojekte: Sie führen fundierte Recherchen durch, erstellen Entscheidungsvorlagen und unterstützen administrativ bei strategischen Sonderprojekten.

Das bringen Sie mit: ●

• Qualifikation: Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. im Büromanagement oder als Hotelkaufmann/-frau) oder ein relevantes Studium. Erfahrungen in der Hotellerie sind von Vorteil. ●
• Erfahrung: Fundierte Berufserfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant (PA) oder in einer vergleichbaren, anspruchsvollen Rolle im gehobenen Dienstleistungs- oder Assistenzsektor. ●
• Flexibilität & Reisebereitschaft: Sie besitzen eine hohe zeitliche sowie mentale Flexibilität, stellen sich schnell auf wechselnde Prioritäten ein und bringen die Bereitschaft zu Dienstreisen sowie zur gelegentlichen Erreichbarkeit außerhalb der Kernarbeitszeiten (bei dringenden Anliegen) mit. ●
• Kommunikationsstärke: Exzellente Ausdrucksweise in Wort und Schrift, ein gewinnendes, professionelles Auftreten sowie diplomatisches Geschick im Umgang mit unterschiedlichsten Ansprechpartnern. ●
• Arbeitsweise & Vertrauenswürdigkeit: Sie zeichnen sich durch eine vorausschauende, mitdenkende Arbeitsweise aus. Absolute Diskretion, Loyalität und Integrität im Umgang mit hochsensiblen Geschäfts- und Privatdaten sind für Sie selbstverständlich. ●
• IT-Kenntnisse: Ein sicherer Umgang mit Google Docs sowie modernen Kommunikations- und Dokumentenmanagement-Systemen runden Ihr Profil ab.

• Dynamisches Arbeitsumfeld: Eine flexible Arbeitsplatzgestaltung, die Vertrauen schätzt und Raum für Ihre individuelle Arbeitsweise bietet. ●
• Vielfalt statt Routine: Ein überaus abwechslungsreiches Aufgabengebiet an der direkten Seite der Geschäftsführung – kein Tag gleicht dem anderen. ●
• Vertrauensvolle Zusammenarbeit: Ein motiviertes, wertschätzendes Umfeld mit offener Kommunikation und gemeinsamen Teamevents zur Stärkung unseres Zusammenhalts. ●
• Gute Vorbereitung: Eine gründliche und strukturierte Einarbeitung in die Prozesse und Strukturen der Unternehmensgruppe. ●
• Kontinuierliche Entwicklung: Wir fördern Ihre Stärken und bieten Ihnen viel Raum für Eigenverantwortung in einer absoluten Schlüsselposition. ●
• Attraktive Benefits: Mitarbeiterrabatte (Corporate Benefits), Zuschuss zum Jobticket & Betriebsärztliche Betreuung.

Einleitung Jetzt suchen wir Mitarbeiter (m/w/d) aus den Bereichen: Personal Assistant, Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung, Direktionsassistenz, PA, Management Assistenz, Privatassistenz, Büromanagement, Office Management, Hotelkaufmann, Hotelkauffrau, Sekretariat, Vorstandsassistenz, Projektmanagement, Hamburg, Office. Sind Sie ein absolutes Organisationstalent mit einem Höchstmaß an Diskretion und vorausschauender Denkweise? Suchen Sie eine Rolle, in der Sie als rechte Hand die Fäden zusammenhalten und echten Impact haben? Dann sind Sie genau richtig bei uns!