Persönliche Assistenz / Executive Assistant der Geschäftsführung (m/w/d)

Die Position ist zunächst stark unterstützend angelegt und entwickelt sich perspektivisch zu einer sehr eigenständigen und verantwortungsvollen Assistenzrolle mit viel Vertrauen, Nähe zur Geschäftsführung und echtem Einfluss auf Abläufe.

• Du steuerst das Terminmanagement und pflegst den Kalender der Geschäftsführung mit Überblick, Struktur und Weitblick.
• Du bereitest Termine organisatorisch vor und stellst sicher, dass alle relevanten Informationen und Unterlagen rechtzeitig vorliegen.
• Du übernimmst die Wiedervorlage und verfolgst offene Themen, Fristen, Rückmeldungen und delegierte Aufgaben konsequent nach.
• Du hältst Aufgaben, Zuständigkeiten und Fristen aus Besprechungen fest und sorgst dafür, dass vereinbarte Punkte nicht im Tagesgeschäft untergehen.
• Du koordinierst organisatorische Teile laufender Projekte und dokumentierst Projektstände, offene Punkte und nächste Schritte.
• Du kommunizierst im Namen der Geschäftsführung mit internen Mitarbeitenden, Dienstleistern sowie Steuerberater und Buchhaltung.
• Du unterstützt beim Schriftverkehr und formulierst E-Mails, Schreiben, Erinnerungen und organisatorische Mitteilungen klar und professionell.
• Du kontrollierst Fristen und unterstützt bei der Vorbereitung sowie Kontrolle der vorbereitenden Buchhaltung.
• Du übernimmst das Controlling und die Nachverfolgung vertriebsnaher Projekte, ohne selbst die Vertriebsverantwortung zu tragen.
• Du unterstützt die Geschäftsführung auch im persönlichen Alltag, z. B. durch Fahrten zu Terminen sowie gelegentliche private Organisationsthemen wie Terminabstimmungen, Fristen oder die Koordination von Dienstleistern.

• Du arbeitest absolut zuverlässig, diskret und loyal.
• Du bist strukturiert, organisiert und kannst mehrere Themen parallel steuern, ohne den Überblick zu verlieren.
• Du denkst vorausschauend, erkennst offene Punkte frühzeitig und wartest nicht darauf, dass man dich an alles erinnert.
• Du kommunizierst freundlich, klar und verbindlich und kannst auch im Namen der Geschäftsführung sicher auftreten.
• Du besitzt Durchsetzungsvermögen und bist in der Lage, Themen konsequent nachzuverfolgen.
• Du bist stressresistent und behältst auch in dynamischen Situationen einen kühlen Kopf.
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Du arbeitest sicher mit gängigen Office-Anwendungen.
• Du besitzt einen Führerschein der Klasse B.
• Du bringst die Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten mit.
• Idealerweise hast du eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Idealerweise hast du bereits Erfahrung als Assistenz, Office-Manager:in oder Projektassistenz gesammelt.

Du musst nicht perfekt sein, aber du solltest Lust auf Verantwortung, Struktur und Verlässlichkeit mitbringen.

Benefits

• Eine vertrauensvolle Schlüsselrolle mit enger Zusammenarbeit direkt an der Geschäftsführung
• Ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld mit viel Verantwortung und Einblick in unternehmerische Abläufe
• Kurze Entscheidungswege und ein Umfeld, in dem Dinge wirklich bewegt werden können
• Eine Position mit Entwicklungsperspektive: von der klassischen Assistenz hin zu einer sehr eigenständigen, proaktiven Rolle
• Viel Abwechslung statt starrer Routine
• Direkte Kommunikation und ein Arbeitsumfeld, in dem Mitdenken ausdrücklich gewünscht ist
• Die Möglichkeit, Strukturen mitzugestalten und Arbeitsabläufe aktiv zu verbessern
• ein moderner Arbeitsplatz
• wertschätzendes Miteinander und flache Hierarchien

Du liebst es, Dinge zu organisieren, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und sorgst dafür, dass aus To-dos Ergebnisse werden? Dann könnte diese Rolle genau zu dir passen.