Assistenz der Geschäftsführung – Vollzeit (m/w/d)

Du organisierst den Betriebsalltag, die internen Projekte und die Strukturen unseres Unternehmens. Du bist die zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitern, Abteilungen und Kunden und hältst gleichzeitig den Kontakt zu externen Partnern wie Steuerberatung, Anwälten, Banken und Dienstleistern. In dieser Rolle bekommst du tiefe Einblicke in alle Unternehmensbereiche und arbeitest unmittelbar an strategischen und operativen Fragestellungen mit. Du bereitest Entscheidungen vor, behältst Kennzahlen und Fristen im Blick und sorgst dafür, dass Beschlossenes auch umgesetzt wird.

Aufgabenbereiche (nach gründlicher Einarbeitung):

• Unterstützung der Geschäftsführung bei der täglichen Arbeit sowie Organisation und Koordination des Geschäftsalltags
• Mitsteuerung laufender interner Projekte und Nachverfolgung von Aufgaben und Fristen
• Finanzielles Controlling, Liquiditätsplanung sowie Aufbereitung betriebswirtschaftlicher Kennzahlen
• Kommunikation und Abstimmung mit Steuerberatung, Rechtsanwälten, Banken und weiteren externen Dienstleistern
• Unterstützung in Personalthemen: Recruiting, Vertragsangelegenheiten und Onboarding neuer Mitarbeiter
• Kaufmännische Tätigkeiten wie Belegbearbeitung, Rechnungsstellung, Stammdatenpflege, Zahlungsüberwachung und Überweisungen
• Organisation von Geschäftsreisen, Kundenterminen und sonstigen Terminen der Geschäftsführung
• Verfassen von Geschäftskorrespondenz, Protokollen und Vertragsentwürfen

Für diese Position brauchst du keine Vorerfahrung in den Bereichen Marketing oder Social Media. Was du mitbringen solltest, ist ein ausgeprägtes Gespür für Organisation, ein solides Verständnis für Projektmanagement und die Fähigkeit, Themen und Abläufe eigenständig zu steuern.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder abgeschlossenes Studium im Bereich BWL
• Mehrjährige Berufserfahrung (idealerweise mindestens 3 Jahre) als Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbar anspruchsvollen kaufmännischen Position
• Fundierte Kenntnisse in Assistenz, Buchhaltung, Datenverwaltung sowie in der Organisation von Terminen und Reisen
• Gutes betriebswirtschaftliches Verständnis und sicherer Umgang mit Zahlen
• Analytisches, strukturiertes Denken und ausgeprägtes Organisationstalent
• Sicheres Auftreten, selbstständige Arbeitsweise und hohe Kommunikationsfähigkeit
• Die Fähigkeit, bestehenden Prozessen zuverlässig zu folgen und sie konsequent umzusetzen
• Schnelle Auffassungsgabe und hohe Disziplin
• Saubere und fehlerfreie schriftliche Ausdrucksweise in Deutsch
• Absolute Diskretion und Verlässlichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
• Souveräner Umgang mit Leistungsdruck
• Die Bereitschaft, langfristig mit uns zu wachsen

Wir bieten:

• Gehalt: 4.000 Euro pro Monat (brutto)
• Weiterentwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten in den nächsten Jahren sind vorhanden.
• Die Einarbeitungsphase dauert in der Regel 2–4 Monate.
• Sicherer Arbeitsplatz: Wir möchten, dass jede Person in unserem Team langfristig mit uns arbeitet. Daher übernehmen 95 % unserer Mitarbeiter dauerhaft ins Unternehmen.
• Attraktive Vergütung & Karrierechancen: Unsere Mitarbeiter erhalten ein attraktives Gehalt sowie Aufstiegs- und Entwicklungsmöglichkeiten. Wir sind stetig am Wachsen, daher benötigen wir in Zukunft weitere Experten und/oder Führungskräfte.
• Hohes Maß an Verantwortung: Du arbeitest direkt mit der Geschäftsführung zusammen, wirst von Beginn an in wichtige Entscheidungen eingebunden und gestaltest die Strukturen unseres Unternehmens aktiv mit.
• Klare, strukturierte Einarbeitung: Du durchläufst eine klare und strukturierte Einarbeitungsphase mit festen Abläufen und Prozessen. Über unsere digitale Schulungsplattform hast du jederzeit Zugriff auf Videos, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Checklisten.
• Mobilitätsbudget & Betriebsrente: Wir unterstützen dich mit einem Mobilitätsbudget für deinen Weg zur Arbeit und einem hohen Zuschuss zur Betriebsrente.
• Modernes Office: Unser modernes Office befindet sich unmittelbar in der Nähe vom Lietzensee in Berlin-Charlottenburg – mit Dachterrasse und Loungeecke.
• Hochwertiges Equipment: Wir arbeiten mit hochwertigem Arbeitsequipment wie höhenverstellbaren Schreibtischen, Doppelmonitoren und Apple-Geräten.